公文规范与写作培训讲义

　公文规范与写作

　机关工作三件事， 办文、办会和办事。作为一名机关人员，撰写文字材料是基本工作能力之一。我把对机关工作人员写作能力的要求，分为四个层次：

　◆能够提笔写公文。这是基本要求； ◆写出一篇规范的公文。表意清楚，文通句顺； ◆写出一篇好公文。内容上：能够有效达到行文目的，有思想、有深度；结构上:脉络清晰,逻辑严密；语言上：简洁、精炼、准确。熟悉规范+勤学苦练+日积月累； ◆写出一篇经典公文。可作为范本，广泛引用、长久流传。项目管理模式调研报告、2009 年党代会闭幕词等。

　今天分两个方面和大家进行交流与探讨：

　第一个是，现行的公文规范，主要结合 2012 年刚颁布的《党政机关公文处理条例》，介绍现行的公文格式的规定。

　第二个是，介绍公文写作的一些基本原则、特点、要求，以及通知、报告、函等几种通用公文的基本写法。

　一、公文的概念和现行公文格式规范

　有的人要问我，指出刚才这份文件不规范的依据是什么？屏幕上给出了我们国家现行的主要公文规范，我们可以简单的看一下：

　第一个是，党政机关公文处理条例（简称“两办条例”），是中办和国办发布，自 2012 年 7 月 1 日开始施行的，是现行党政机关最高的公文规范文本。

　－2－ 第 二个是，党政机关公文格式（GB/T 9704-2012，简称“国标格式”），是由国家标准化管理委员会、国家质监局发布，自 2012 年 7 月 1 日起正式实施的，共分 11 个部分。

　第三个是，《国家行政机关公文处理办法》的补充规定(国办函〔2001〕1 号)，是 国务院办公厅对实施《办法》所涉及的几个具体问题提出的处理意见。

　第四个是，《国务院国资委公文处理暂行办法(国资发〔2006〕171 号)》，由国资委办公厅印发，2006 年 11 月 1日开始实施的。

　另外还有，标点符号用法（GB/T 15834－2011）、出版物上数字用法的规定（GB/T 15835－2011）等，这些构成了现行公文的基本格式规范。

　其它的公文格式文本，大都是对这些规范的具体化、细化或衍生。

　两办 《条例》和 国标 《格式》对公文的格式作了最为全面、具体、细致、科学的公文格式规定。

　《格式》将公文的 书面格式划分为 版头、主体、版记三部分，共 18 个要素。

　置于公文首页红色分隔线上的各要素称为 版头，分为：份号、 密级和保密期限、 紧急程度、 发文机关标识、 发文字号、 签发人，共 6 个要素。

　置于首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔经（不含）以上的部分称为 主体。分为：

　标题、 主送机关、正文、 附件说明、 发文机关署名、 成立日期、 印章、 附注、附件，共 9 个要素。

　公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记，分为：

　抄送机关、 印发机关和印发日期、 页码，共 3个要素。我们可以看看，此为版头部分， 主要作用 是：一是表明文件的法定权威和信息源；二是确定文件的处理缓急和安全要求；三是为文件的科学管理提供分类标识和检索途径。这一部分，主要是由各单位文秘书部门人员完成，要特别注意。

　此 为主体部分，主要作用是公文传达行文意图的核心部分，也是表明文件的生效时间和法律凭据，包括行文关系和主送范围等。

　此 为版记 部分 ， 主要作用 ：一是确定复本送达范围；二是提供公文印制单位、时间等。

　有人把“版头”称之为公文的“头”，主体称之为公文的“身”，版记称之为公文的“脚”，很形象。

　（一）版头部分 1 ．公文份数序号。

　标注位置与字号。用 6 位 3 号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第 l 行。

　不是所有的公文都需要编制份数序号。除密级文件和发文机关认为有必要的，其他不用标注。

　2 ．密级和保密期限。

　标注位置与字号。用 3 号黑体字，顶格编排在版心左上角第 2 行。涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明“ 绝密”、“ 机 密”和“ 秘密”。“ 3 ．紧急程度。

　标注位置与 字号。

　。用 3 号黑体字，顶格编排在版心左上角。

　如需同时标注：份号、密级和保密期限、紧急程度，按

　－4－ 照份号、密级和保密期限、紧急程序的顺序，自上而下分行排列。公文：

　特急、加急；电报：。

　特提、特急、加急、平急。

　4 ．发文机关标识。

　发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成。

　标注位置：居中排列，上边缘至版心上边缘 35mm，红色小标宋体字。推荐小标宋体字。35+37mm，距页边距离。

　5 ．发文字号 标注位置与字号。发文机关标识下空 2 行，居中排布，3 号仿宋字， 由发文机 关代字、年份和发文序号组成，年份要用全称，不应简化，年份应用六角括号“〔 〔

　〕 〕” 括起， 不编虚位，不加“ 第”。

　上行文，左空一字，与最后一个签发人姓名处在同一行。

　6 ．签发人 标注位置与字号：右空 1 字，签发人用 3 号仿宋体字，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。

　在发文字号下 4mm 处与版心等宽，置一条红色间隔线。

　（二）主体部分 主体部分是一份公文的核心部分，一般由 标题、 主送机关、 正文、 附件说明、 发文机关署名、 成立日期间、 印章、附注、 附件等 9 个要素组成。

　7 ．公文标题。

　标注位置与字号。2 号小标宋体字，间隔线下空 空 2 行 行标识，居中排布。

　◆一般由发文机关 名称、概括而成的公文主要 内容和公文种类三个要素组成，是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要。除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。◆《格式》规定公文首页 必须显示正文。◆标题再长但排列美观、回行不断开词意。

　8 ．主送机关。

　标注位置。标题下空 l 行顶格标识，回行时仍顶格。

　公布性文件不标主送机关（决议、决定、意见、规定、纪要等文种不标注主送机关 ）。主送机关太长，移至版记部分抄送之上。

　9 ．公文正文。

　标注位置。在主送机关名称之下第 1 行开始标注，每起一自然段均要左空 2 字。数字、年份(用阿拉伯数码标识的)均不能回行。

　10 ．附件说明。

　标 注 位置。在正文空 下空 l 行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识“附件”，后标 全角冒号和 名称。

　附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。

　过长，回行时，与上行附件名称的首字对齐。

　11 ．发文机关署名。

　标注位置：成文日期上一行，以成文日期为准，居中编排。首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

　－6－ 12 ．成文日期。

　。

　标注位置。成文日期的横向距离是空 右空 4 字 字；应以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。以阿拉伯数字标注。

　13 ．印章。

　标注位置。纵向与正文的距离要依印章的大小而定，其标准就是印章加盖在成文日期上。这样要求是为了防止变造公文，因为如果空白过大，就容易被人私自加入其他内容，即“变造”公文。

　当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，可以通过加宽行距，或缩小行距、字距，挤出能容下印章的空间，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。主要是为了防止在空白页私加文字。

　14 ．附注。

　标注位置。用 3 号仿宋体字，居左空 2 字加圆括号标识在成文时间下一行。附注是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”等，不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释一般在公文正文中采取句内括号的方式解决，这一点在使用附注时要加以注意。

　15 ．附件。

　：

　标注位置：“附件”二字及附件序号用 3 号黑体字顶格编排在版心的 第一行。附件标题居中排在版心的 第三行，格式同公文标题。附件的正式格式要求同正文。

　附件应与公文正文一起装订，并在附件第 左上角第 1 行顶

　格标识“ 附件”，有序号时标识序号； 附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件第 左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件( 或带序号)。

　（三）版记部分 16 ．抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。

　标注位置。左右各空 1 字，用 4 号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至版记部分，标识方法同抄送机关。抄送机关间用 逗号隔开，最后要 标注句号，这是为了防止在抄送机关之后私自加入其他的抄送机关，同样有 防止变造公文之意。

　17 ．印发机关和印发时间。

　标注位置。用 4 号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空 l 字，印发日期右空 1 字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码将年月日标全，月日不编虚位，后加印发二字。

　印发机关名称过长，自行简化。

　18． ． 页码。

　标注位置。4 号半角阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线。一字线上距版心下边缘 7mm 。单页码居右空一字，双页码左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。附件与正文一起装订时，页码连续编排。

　－8－ 特别说明：

　版记的位置 第一，版记应置于公文最后一面( 封四) ，版记的最后一个要素置于最后一行。之所以这样规定，是为了保证公文的完整性。因为公文的开始部分很明显，即印有红头的首页，而结束部分就是《格式》规定的版记。这样，红头与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分，由此可以准确认定公文是否完整。版记位置在实际操作中会遇到以下情况：

　◆公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记。此时版记要放在 最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。

　◆公文的篇幅如果在一个折页(即有四面)以上，这时公文的页数一般应是 4 的倍数，此时版记也一定要放在 最后一面 面，而不管前面的空白有多少(一般不会超过 3 面)。

　◆公文有附件。如果附件最后的空白能够容下版记，而该页又正是 4 的倍数，此时版记应置于该空白处，以免造成不必要的浪费。如果附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，此时被转发文件的 版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应标识自己的版记。

　各是各的。

　特别说明：其他三种公文的特点格式 种类 标识位置 标题 其他 信函 居中排布，上边缘居上页边 30mm；发文机关标识下4mm 印一条红色双线；距下页边 20mm 印一条红色双线 居中排布，与其上最后一个要素相距两行 版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后版心最下方；首页不显示页码 命令 居中排布，上边缘居上页 发文机关标识

　边 20mm 下空二行居中排令号，令号下空两行排正文 纪要 居中排布，上边缘居上页边 35mm

　出席人用 3 号黑体，全角冒号后用 3 号仿宋体

　－10－ 公文 18 个要素要点

　要素名称 标注位置 字体字号 常见错误 其他 版 头 份号

　顶格、版心左上角第 l 行 用 6 位 3 号阿拉伯数字 位置、位数、字号 不是所有的公文都需 密级和保密期限

　顶格、版心左上角第 2 行 3 号黑体字 位置、类别、字体、字号 绝密、机密和秘密 紧急程度

　顶格、版心左上角 3 号黑体字 位置、类别、字体、字号 公文：特急、加急；电报：特提、特急、加急、平急 发文机关标识

　居中排列，上边缘至 版 心 上 边 缘35mm 推荐红色小标宋体字 位置、字号、简称 距页边距离：35+37mm

　发文字号

　标识下空 2 行，平行文居中，上行文左空一字 3 号仿宋字 字体、字号、位置、括号 发文机关代字、年份和发文序号组成 签发人

　末位签发人与发文字号同行，右空1 字 签发人用 3 号仿宋体字，冒号后用 3 号楷体字 位置、字体、字号 多名签发人，可每排排两人 主 体 标题

　间隔线下空 2 行，居中排布 2 号小标宋体字 位置、字体、字号、文种 发文机关名称、内容、文种 必须显示正文 主送机关

　标题下空 l 行顶格，回行时仍顶格 3 号仿宋 简称 太长，移至版记 纪要、公告等公布性文件不标 正文

　主送机关名称下1 行，每段左空 2字 3 号仿宋 每页 22 行，第行 28 字

　一级标题黑体二级楷本三四级仿宋 附件说明

　正文下空 l 行左空 2 字；回行，与上行首字对齐 3 号仿宋 位置、回行、序号 ：1．×××××后不标点符号 发文机关署名

　成文日期上一行，以成文日期为准，居中编排 3 号仿宋 位置

　成立日期

　右空 4 字 阿拉伯数字

　以负责人签发的日期为准 印章

　纵向与正文的距离依印章的大小而定

　此页无正文 顶端上距正文（或附件说明）一行之内 调整行距、字距 附注

　成文时间下一行居左空 2 字加圆括号 3 号仿宋 位置 发至县团级 联系人、电话 附件

　顶格版心的第一行 3 号黑体 漏标、不一致

　版 记 抄送机关

　左右各空 1 字 4 号仿宋 字号、空格、标点符号 用逗号隔开，最后标注句号 印发机关和印发日期

　末条分隔线之上，印发机关左空 l字，印发日期右空1 字 4 号仿宋体 阿拉伯数字 位置、字号 编虚位 印发机关名称过长，自行简化 页码

　距 版 心 下 边 缘7mm、单页码居右空一字双页码左空一字 4 号半角阿拉伯数字、左右各放一字线 字号、一字线、单右双左 附件与正文连续编排

　下面进行第二部分，公文写作的一些基本原则、特点、要求，通知、报告、函等几种通用公文的基本写法。

　对于公文格式，大家 花半个小时把十八个要素学习一下，就可以避免出现错误；如果 你花一个小时，再把国标《格式》和两办《条例》学习一下，你不仅不会出现错误，而且可以指导别人，指出别人的错误。

　但对于公文写作，特别是写出一篇好公文，就是你听我一天的课，也不可能立竿见影，只是杯水车薪。

　你花一年的时 间跟我学，而且你很勤勉、努力，我也只能把你领进门，对付一般的文字材料。对于大型文字材料，特别是 全局性、综合性会议的主题报告，你要用两三年时间，而且很勤奋，才能拿得下来。说这些并不说写稿有多么深奥，主要是一篇好的文字材料不仅体现了拟稿者的对文字的把握，而且需要拟搞人对某个领域、某项事务、某项工作要相当熟悉和了解。起草大型文字材料，更要求拟稿人对企业生产经营与管理的各个环节相当熟悉；对当前企业经营与发展面临的重点、难点、热点、焦点了然于胸。在座的各位有很多是部门负责同志，大家都知道日常自己写稿或改别人的稿子，是非常头痛的事。我在这里，替我的同行呼吁，请给写稿的人更多的理解、关心与支持。

　（一）公文特点。

　叶圣陶老先生曾经说：“ 公文不一定要好文章，但必须写得一清二楚、十分明确、字稳词妥、通体通顺，让人家不折不扣的了解说的内容是什么”，这个论述其实就提

　－12－ 到了标准公文（例如人民日报的社论、党八股等）的规范性特征。

　洪应明在《菜根谭》中说：“ 文章做到好处，无有他奇，只是恰好。” 和公文打了这么多年交道，对公文与一般文章的区别，体会比较深。公文写作， 要求多，规范严， 用词精炼，不像宣传文章，时间、地点、人物等要素一交待，就可以自由发挥了。实践中，写得好小说、散文等文章，但不一定写得好公文，因为他们是两种截然不同的文体。

　就依刚才让大家找错的公文为例，看似一篇简单的公文，如果没有一定的公文知识，也不简单。公文具有特定的撰写程式和行文格式。公文最大的特点是具有 明确的公务性、 鲜明的政治性、 极高的权威性、 作者的法定性、 较强的时效性、 体式的特定性、 文风的朴实性和 严格的程序性。尤其是 严格的程序性和 体式的特定性，要求我们对公的格式规范必须有所了解，有所掌握。

　通过以上的分析，可以提炼出公文以下的特点：

　1. 简明。正所谓“ 句中无余字，篇内无赘 语”，“简明”是公文的首要特点。

　2. 准确。而所谓“准确”，就是要求公文要做到“ 一字入公文，九牛拔不出”，不要像“关门闭户掩柴飞”这样的表达一样将同样一个意思重复三次。在意思清楚的前提下，写作应追求尽量用一段话、一句话甚至是一个词将核心意思表达出来。

　3. 朴实。所谓“朴实”，就是指在写作中不要去刻意地堆砌辞藻。一代文豪白居易尚且不这样做，我们就更不必在这个方面显示自己的实力和水平了。

　4. 庄重。所谓“庄重”，是指在对整体风格的把握不要过于诙谐幽默，太多的玩笑会极大地影响公文的严肃性。

　5. 规范。公文写作在很多方面还具有规范性强的特点，其中 标点符号、层次结构、数字使用、计量单位、文件引用 用等规范性就尤为重要但是却往往被大家所忽视。

　(二)公文写作四要素。

　1. 主旨。所谓“主旨”，就是公文的中心思想，即作者所要表达的意思。写作并不是为了写而写，而应该具有一个明确的目的；换而言之，就是对方看到该公文后产生作者所希望的感受和行动。

　在主旨方面，应该遵循“ 正确、务实、集中、鲜明”的原则。

　2. 材料。好的公文不是一蹴而就的，需要围绕主旨来收集很多相关方面的素材。例如撰写政策性的通知，就需要查阅很多以前类似的、与之相关的批文、章程等资料，以确保前后建立起联系和呼应。

　在材料方面，应该遵循“ 收集要多，选择要严，使用要巧”的原则。写文章如烹小鲜， 食材不齐，调料不备，厨艺不精，火候不够，岂不难也。

　3. 结构。好的公文还应该具有良好的结构，否则会导致在不应该浪费笔墨的地方花费很多不必要的时间，而需要去

　－14－ 强调的内容则被相应的弱化。在结构方面，可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式。

　4.。

　语言。如果说主旨、材料以及结构构成了公文的骨骼，那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。

　在语言方面，应该做到“风格平直朴实庄重，表达规范准确简练”，最低要求必须进行拼写检查以保证用词准确。

　(三)公文写作四步骤。

　1. 制定正确的行动目标。受众在收文后采取怎样的行动

　2. 选择文章的层次结构。

　◆连贯式。层次结构按照事情发展的时间顺序来展开。适用于主要有工作报告、事故调查报告、工程报告以及程序安装的说明等，这些文体的共同要求都是内容要清楚明白。

　◆并列式。层次与层次之间是并列关系。适用于这种层次结构主要是报告、总结以及建议书等。

　◆分析问题式。围绕问题的出现直到最终解决的逻辑关系而展开。

　四个类型：“只有结果”，包括批复、指示以及命令等。“提出问题并分析问题”，情况简报。

　“提出问题并解决问题”，公告和通知。

　“提出问题、分析问题、解决问题”，通报和决议。

　◆问答式。运用问答的形式来组织全篇。企业的内刊、内部通讯、操作程序指南。

　◆行动结果式。先摆问题、而后突出结果以及结果的实现方式。

　3. 列出文章的大纲. 列出大纲的工作实际上是“磨刀不误砍柴功”的环节。动笔之前如果先做出一个大纲，那么在撰写的过程中就能够有的放矢，相比较而言更加的容易。

　撰写是一个“ 七分想，三分写”的过程，列提纲是一个建立自己思维次序的过程；在合理的撰写次序确立了之后，具体内容的行文就是水到渠成了。

　◆提纲法：按照时间顺序以及逻辑关系将主要内容全都罗列出来，然后往里边填充具体的内容。

　◆辐射法：是一种发散的思维方法， “脑力激荡法”或者“头脑风暴法”。

　4. 撰写初稿。

　在经过以上三个步骤之后，进入撰写初稿阶段。实际上，有了以上三个步骤的铺陈之后，撰写初稿就已经变得相对简单了，需要的是给撰写者自己留出一个比较完整的时间、在一个相对安静的空间中排除干扰、一气呵成、一鼓作气地完成即可。当然，初稿撰写完成之后，还应该进行细致的校对，以使得文书更加地规范和生动。

　(四)公文写作四技巧。

　1. 把握受众。

　努力做到“读者为尊”。所谓的“读者为尊”是运用情感指数、提升对读者的关注程度的观念的一种延伸；其核心意思就是要求从对方的角度来表述问题。

　“最先提及读者而非自己”的原则。在“读者为尊”的理念中，应“最先提及

　－16－ 读者而非自己”的原则。2013 年《南方周末》新年贺词：天 天在 地之间，时间绽放。这是我们在 2013 年的第一次相见，愿你被梦想点亮。2012 年，你守护自己的生活，他们守护自己的工作。守护这份工作，就是在守护他们对生活的梦想。

　2. 简洁清晰。

　尽量做到 行文简洁，主题鲜明，重点突出，力避罗嗦冗长。

　◆采用电报文体。短小精干，的每一个字都要进行斟酌，做到惜字如金。

　◆另加附件。如果实在有太多需要说明的内容，那么为了达到行文简洁的目的，则可以将冗长的内容部分以附件的形式与正文分开。

　◆词句力求简单精炼。应该尽量选用简单的词，避免采用比较晦涩的词；与此同时，还应该做到“一式一文主旨明确”，即用简单的一句话表达一个意思即可，不要试图用一个句子表达多个意思。

　◆取消。

　大胆割爱，取消文中一切与主题无关的材料；坚持一文一事，取消与实现制发目的无关的一切内容；坚持直接表意的语体风格；舍却一切浮辞，套话、废话、假话、空话、模棱两可语义含混的话;简单同义反复的话坚决去除。

　◆压缩。

　坚持开门见山压缩开头；使过渡简洁，能用标号（序码等）过渡的不用关联词语，能用关联词语的不用过渡句，能用过渡句的不用过渡段；积极正确地采用缩略语，规范地使用简称。

　◆替代。以概述代详述；以图表代文字叙述；以附件代

　精细的正文；以合理的引用代议论分析；以词形固定、词义精确单一的术语代自然语言中的多义词与词义不确定的词语； 以标准化、样板化、模式化文稿代随机撰拟例行性内容基本固定的文稿。适当运用缩略语。例如“三个代表”、“八荣八耻”等。值得注意的是，对缩略语的使用应该把握适当的原则，即不能将没有通用性的、自创的缩略语运用到公文。否则，很容易引起不必要的歧义。

　◆多用主动语式。在中文的语言环境中，主动语式更加符合读者的阅读习惯。因此，写作也应该尽量采用主动语式。

　公文只是说明一个情况，而不是让撰写者发表某种感慨；因此，在其中应该少用描写性的词汇而尽量使用陈述性的词汇。忌曲笔、忌渲染、忌夸张、忌场景描写、忌虚构事实；忌用反语、拟人、夸张、双关、象征等修辞格。

　3. 准确规范。

　◆数字的使用规范 真实准确。在公文中使用数字，要求真实准确。

　各个分数之和与总数相等。

　统计口径一致。

　列举数字有可比性。

　注意倍数关系 分清楚汉字与阿拉伯数字的使用场合 ◆结构层次规范 第一层，其层次编号用“一”、“二”、“三”……来表示；

　－18－ 第二层，其层次编号用“（一）”、“（二）”、“（三）”……来表示； 第三层，其层次编号可以用阿拉伯数字来表示； 第四层，其层次编号可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”……来表示。

　结构层次最好不要多于四级，不要越级使用各个层次的编号（意见、办法除外）；不用第一、第二；不用其一、其二、其次等。

　◆标点符号的使用规范 标点符号种类。标点符号分为点号和标号两大类：

　点号（7 个点号）

　点号包括“句末点号”和“句内点号”两种，句号、问号和叹号表示一种停顿和语气的并且通常放在句子最后的称之为“句末点号”；而逗号、顿号、分号和冒号表示句内停顿的则称之为“句内点号”。

　标号（9 个标号）

　标号包括了以下 9 种：

　① 引号，又可分为单引和双引；② 括号；③ 破折号； ④ 省略号；⑤ 着重号，用于在需要突出的内容下用点做出标记；⑥ 连接号，即两个同类词语中间的那一小横，例如秦岭－淮河；⑦ 间隔号，通常用于西方人名之间，例如迈克·乔丹；⑧ 书名号；又可分为单书名号和双书名号；⑨ 专名号，即画于特点文学作品下边的横线。

　4. 注意校核。

　◆做旁观者。人们对于自己的撰写的文章通常都会觉得很顺眼，其实不然，如“灯下黑”。在校对的过程中，撰写者首先要将自己定位于一个旁观者，对自己的文章进行冷处理并反复审视几次以发现和纠正存在的错误。

　◆做朗读者。公文写作时间要求都比较紧，但在这种较强的时间约束下切不可草草提交了事。在校核的过程中，撰写者还应该扮演一个朗读者，反复地朗读自己的文章并随时进行修改和完善。

　僧“敲”月下门，与僧“推”月下门。

　◆做求教者。白居易大师就始终能够将自己定位于一个求教者，以小学生的心态来就自己的作品反复地向周围的人们请教；同样的，在综合校对阶段，撰写者也应该扮演好这样的角色。

　第三部分

　熟练掌握几种常用文种 一、通知 （一）概述。

　通知是上级机关向下级机关传达指示、批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，布置工作与周知事项时所用的一种下行公文，有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行文种。通知用得最为广泛，因而使用频率很高。通知具有使用范围的广泛性、文种使用的晓谕性和行文方向的不确定性等特点。

　（二）写法。

　通知的作用不同，种类不同，其内容和写作要求也不完全一样。

　－20－ 1. 发布性通知. 法规性文件经有关部门制定以后，需要用通知的形式予以发布。这类通知的正文一般包括四个方面的内容：一是文件的由来；二是文件名称；三是希望和要求；四是附件。

　2. 指示性通知。

　上级单位向下级单位对某一项工作的布置、要求、意见等往往用通知的形式传达。这种通知带有指令性，必须有根据、有目的、有任务、有要求。

　3. 传达性通知。

　这种通知带有指示性、规定性，多用于上下级之间，职能部门与有关部门之间。对通知中的有关精神，必须遵照办理、贯彻执行。在写法上，一般是先交代问题的来龙去脉，再讲有关指示、意见、规定等，最后谈希望或要求。

　4. 转发和批转性通知。

　上级或同级的来文要传达到下属单位贯彻执行，需要用通知的形式，这种通知叫转发型通知。其写法一般有二种：其一是照转照发。其二是除转发文件以外，再根据本地区、本部门的具体情况，提出一些具体要求和希望。

　上级领导部门转发下属单位的来文，如报告、请示、意见等所用的通知称为批转型通知。有的照批照转，有的加些指示性的意见。

　5. 会议通知。

　会议通知要求以极其简短的文字，写明会议名称、目的、内容（日期、时间、地点、出席对象以及对出席者的要求等）。

　6. 任免通知。

　即上级机关对于所任免的人员需要用通知行文任免和聘用。有的行政机关负责人的任免，除向规定范围发通知外，还要向社会公布。

　二、报告 （一）概述。

　“报告”是下级机关向上级领导机关，业务主管机关、部门向机关领导，执行机关向权力机关汇报工作、反映情况、提出意见建议、答复询问所使用的陈述性上行公文。

　“报告”是陈述性文体。写作时要以事实材料为主要内容，以概括叙述为主要表达方式。“报告”是行政公文中的上行文种，撰写“报告”的目的就是为了让上级机关掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作，或作出某一决策提供依据。“下情上达”是制发“报告”的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观地向上级反映具体情况，不要过多地采用议论和说明，表达方式以概括叙述为主。语气要求委婉、谦和，不宜用指令性的语言。

　报告的主要特点，概括有四：

　一是报告的行文目的是向上级汇报本机关的工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这也是它与请示区别的重要区别之一。

　二是报告中一般不提出建议或意见。如果确需在某一领

　－22－ 域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。

　三是报告在内容上不象请示那样有“ 一文一事” 的要求，它可以在一件公文中综合报告几件事情，层次结构也比较复杂。

　四是报告广泛使用于下级机关向上级机关反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。

　报告的种类从内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告和例行工作报告。

　（二）写法。

　报告的结构一般由标题、主送机关、正文、落款和成文时间组成，下面分别介绍几种报告写法。

　1 ．汇报性报告。

　。

　汇报性报告主要是下级机关向上级机关、执行机关向权力机关汇报工作、反映情况的报告。这种报告一般可分为两种类型：

　◆ 综合报告。这种报告是本单位、本部门或本地区、本系统工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性的报告。其内容大体包括工作的进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见。这种报告的特点是全面、概括、精炼。所谓“全面”，是指报告的内容要体现一个

　地区、一个部门在某一段期间内的全面工作情况；所谓“概括精炼”，是指表述内容的时候，少写或不写繁琐的工作过程，要用结论性、要求性的语言，表达出某项工作的结果、希望或要求。

　◆ 专题报告。这种报告是本单位、本部门或本地区、本系统就某项工作或某个问题，向上级领导部门所写的汇报性报告。其内容与综合性报告差不多，但也有自身的特点：

　一是内容专一。也就是说，一份专题报告只反映某一方面的情况和问题。除了写出事件的结果以外，常常把重点放在情况的阐述、事情的原委、性质的分析和自己的看法上。如果是反映成绩的报告，则应把重点放在作法、成绩、经验和总结上。也可就某一问题专门提出建议。

　二是针对性强。主要包括两个方面的意思。一种是日常工作中出现的新情况、新问题，向上级汇报以后可以及时得到支持或指示；一种是上级部门在安排部署某项工作任务时，就要求下级单位在一定期间把工作进展情况按期向领导汇报。领导要求什么，汇报什么，所以针对性较强。

　汇报性报告主要便于领导掌握情况，为决策提供信息，除其中少数领导批转下发外，一般只予呈送，并不要求领导回答或批准什么问题。

　2. 答复性报告。

　。

　答复性报告是针对上级领导部门或业务管理部门所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问什么答什么，不要涉及询问以外的问题或情况。

　－24－ 3. 呈报性报告。

　。

　呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件有关的事宜。

　4. 例行工作报告。

　。

　例行工作报告是下级机关或企事业单位，因工作需要定期向上级领导机关或业务主管部门所写的报告。如财务部门定期向业务主管部门和财政、税收、银行等业务指导机关所呈送的财务报表，包括日报、周报、旬报、月报、季报等。

　三、请示 权限不足以做相应的决定，需要进行请示。请示在政府机关、私营企业以及外企也是广泛地被予以应用。

　1. 请示的特点。

　◆事前行文。事后行文叫报告，事前行文即为请示；也就是说，请示并不是先斩后奏的行为。

　◆一事一请。即一个事情做一个请示，不要把不同的请示内容放在同一个请示文书之中；否则，上级领导一方面容易遗漏其中的某一项内容，另一方面也难以做部分的批准。

　◆需要批复。即强调请示都是需要批复的。

　2. 请示的写作格式 请示格式基本与前两种公文一样，但在最后结尾的时候需要注意：加上“妥否，请批示”、“以上如认为可行，请批准有关单位执行”；在署名和时间部分必须要加盖印章。

　3. 写请示有几个注意事项。

　。

　◆ ◆不与报告混用； ◆ ◆不相隶属不行请示； ◆ ◆不越级请示； ◆ ◆不多头主送； ◆ ◆一文一事； ◆ ◆不同时抄送下级。

　我们在日常公文处理中，经常能看不遵守这几条的请示，尤其是经常能够看到请示与报告不分的现象。

　4. 请示与报告的区别。

　请示与报告是两种性质完全不同的文种。

　请示，适用于向上级机关请求指示、批准； 报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

　请示与报告都属于上行文，都具有反映情况、提出建议的功用，但也有其明显的不同：

　◆行文目的不同。请示的目的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了解下情，掌握情况，便于及时指导。

　◆主送机关不同。请示一般只写一个主送机关；受双重领导的单位报其上级机关的请示，应根据请示的内容注明主送机关和抄送机关，主报机关负责答复请示事项；报告可以报送一个或多个上级机关。

　◆篇幅不同。请示一般都比较简短；报告的内容涉及面较为广泛，篇幅一般较长。

　－26－ ◆行文时间不同。请示必须事前行文；报告可以在事后或者事情发展过程中行文。

　◆处理类别不同。请示属于“办件”，指上级机关应对请示类公文及时予以批复；报告属于“阅件”，对报告类公文上级机关一般以批转形式予以答复，但没必要件件予以答复。

　◆内容要求不同。请示的内容要求一文一事；报告的内容可一文一事也可一文数事。请示属于请示性公文，侧重于提出司题和请求指示、批准；报告属于陈述性公文，侧重于汇报工作，陈述意见或者建议。

　另外，请示与报告在标题写作、结束用语大不相同。

　一般来讲请示的标题中不写报告二字，就是 x x x 关于 x x x x x x 的请示；报告的标题中不写请示二字，就是 x xx 关于 x x x xx x 的报告。

　请示的结尾一般用“妥否，请批示”或“特此请示，请予批准”等形式，请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求；报告的结尾多用“特此报告”等形式，一般不写需要上级必须予以答复的词语。

　日常公文处理中，请示与报告不分是最为头痛的问题之一，主要问题：

　◆把请示当作报告。就是把请求指示、批准的请示当作了报告。如《x x xx 关于申请购买 x x x x 的报告》，指本机关根据工作需要，提出购买 x x x 的要求，请求上级机关予以批准，批准后方可执行的事情。这类应属于请示，而行文实践中有时恰恰使用了报告这一文种。

　◆把报告当作请示。有些报告是下级呈送给上级并要求批转的报告，这类报告应属于呈转性报告极易被当作请示。如《x x x x 关于 x x x x 的报告》末尾处应写“以上报告，如无不妥，请批转 x x x 执行。”属于典型的呈转性报告但是往往被当作了请示。

　◆请示与报告混合型，有些公文既请示工作又报告情况或者既报告情况又夹带请示事项，这些形式都不符合文种的使用规范。如《x x x x 关于 x x x x 的请示报告》，这类文件形式，其内容既汇报了工作，又顺便提出了请示或者一文数项请示，这种混合的形式，极易使上级机关理不出头绪，处理了一件事情而耽误了另外几件事情。

　请示与报告不分，往往为正常的公文处理带来不便，容易使错批、漏批文件，甚至有时延误事情的处理，严重影响公文质量。

　四、批复 批复是上级答复下级的请示的一种下行文。

　1.批复的特点。批复具有以下的特点：

　◆ 指令性强。与主动发出的命令不同，批复是基于下级的请示而做出的被动的指示；因此，在做答复的过程中，实际上也就表明了上级机关的态度。

　◆ 针对性强。正如前文所分析的，请示是一事一请；因此，相应的批复也是根据所请示的事情而做出的一个指示。

　◆ 态度鲜明。批复一定是态度鲜明的，不是同意就是不同意，不可能出现模棱两可的情况。

　－28－ ◆ 政策性强。上级在批复中所做出的不同意或者同意的决定，一定是非常正式的依据的，例如国家的某号条文。

　2. 批复的写作格式。

　批复还有一些专有的要求：

　◆在批复的正文中含有隐语，即是针对某一个请示而予以的批复；因此，正文中应该包括“××号文收悉”或者“某年某月某日关于××事项的请示收悉”； ◆给出答复意见应该写“经研究答复如下”或者“特此批复”； ◆与请示一样，批复也必须要有公章。

　五、纪要 对于各种组织的会议而言，最为重要的就是要有议有决，作为记录会议决议的公文——纪要自然也非常重要了。

　1.纪要的作用和目的。纪要可以主要分为决定性的会议纪要和消息性的会议纪要，其作用在于：

　◆传达会议精神； ◆记录议定的事项，即归纳、提炼和整理会议中的决议些内容。

　2. 会议纪要的写作格式。

　纪要的写作格式有如下比较特别的要求：

　◆纪要的标题中没有发文机构； ◆将会议的目的、时间、地点、参加人、缺席人、缺席原因、主持人、报告人以及议程等内容在导语中进行说明； ◆纪要的主体为决议事项或者主要认识和意见；

　◆在纪要的最后要对未来进行展望。

　六、函 （一）概述。

　函，俗称信件。函作为一种公文，与私人信件有所不同。公文函，亦称公函，谈的是公务，主要内容常用标题揭示。而一般私函，谈的是个人私事，无标题。这是公函与一般私函的本质区别。

　就使用范围而言，函“适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准”等。就行文关系而言，函是平行文。虽然上级向下级询问工作情况或某一具体问题，下级向上级及业务指导机关询问有关方针政策和界限不明确的问题等，也可用函行文，但多数用于不相隶属机关之间。

　依据行文内容，函可分为三种：

　◆便函。便函，一般采用书信格式，不拟文件标题，只有上下款和日期，不编文件号，发出时可盖公章，也可签个人姓名。

　◆商洽函。主要用于 不相隶属机关之间商量洽谈办理某一问题，如联系参观、学习，商洽干部调动，请求帮助支持等。

　◆问答函。主要用于向对方询问或答复某一事项。问答函包括询问函和复函两种类型。复函与批复和答复性报告都属答复性公文。但三者又有所区别。复函的对象，一般是不相隶属机关，属平行；批复的对象是下级机关，属下行文；

　－30－ 答复性报告的对象是上级机关，属上行文。

　◆请批函。用于向有关主管部门请求批准某一事项。请批函与请示都有“请求批准”的意愿，但二者适用对象不同。请示的对象是有隶属关系的直接上级，属上行文；请批函的对象是无隶属关系的主管部门，属平行文。所谓有关主管部门，指对请批的事项有决定权和批准权的部门。主管部门多是职能部门。

　（一）写法。

　函的结构。函一般由标题、主送机关、正文、落款和日期构成。

　◆ 标题。函的标题通常有两种结构形式：

　（1）由“事由＋文种”构成。

　（2）由“发文机关＋事由＋文种”构成。

　◆ 正文。函的正文主要由原由和事项两部分构成，有的附加结尾。

　（1）原由：写明发函的原因、依据。原由的写法，除问答函（指复函）有一定模式可循，商洽函、请批函均无模式可循。不同内容有不同写法。复函的原由常见写法是“××日来函收悉”，或“（关于……的函）收悉。”商洽函、请批函的原由写明商洽、请批某事的原因理由即可。

　（2）事项：写明商洽、请批、答复的具体内容。常见写法有两种：第一种写法是一段到底，把事项跟原由融合起来。第二种写法，事项与原由分开，事项部分依据内容分条来写。

　◆ 结尾：有的意完即止，无特殊的结尾标志；有的在结尾处写上“特此函告”或“盼复”、“请函复”；若是复函，则写上“特此函复”。

　◆ 发函单位。加盖单位公章。

　◆ 发函日期。位于印章下方，全称写明 七、领导讲话的撰写 从事这么多年的文字秘书工作，最大的体会是要高质量完成一份领导讲话，必须做到以下几点：

　◆ 要紧跟形势 ，熟悉政策，掌握企情。接受任务后，首先应该翻阅上级的有关文件，学习党和国家有关的方针、政策，深入理解其精神实质和政策界限。并根据单位的实际情况有效地贯彻上级精神，正确地提出执行的具体措施和办法，文稿“符合国家法律、法规及其他有关规定”。

　◆ 要把握主题，领会意图，进入角色。

　这个写作任务的目的、背景是什么？ 受众是谁？他们关心的问题是什么？ 领导要求在文稿中提出什么问题，解决什么问题？ 领导对文稿的内容提出了什么要求？ 如果在动笔之前，能够把这些问题准确地理解和掌握，那么，我们所撰写的文稿就能较好地体现领导的写作意图。

　◆ 要收集材料，列出提纲，起草初稿。

　◆ 要勤字当先，千 锤百炼， 敢于挑战。

　◆ 别人总结了一个顺口溜：

　－32－ 领导意图领会好，进入角色很重要。

　吃透上情和下情，提纲基础要打牢。

　材料运用讲科学，观点提炼善思考。

　遣词造句多锤炼，适应个性勤动脑。

　一位资深老秘，给我列了提高写作能力应读书籍清单：

　◆ ◆《史记》 ◆ ◆《汉书》 ◆ ◆《资治通鉴》 ◆ ◆《古文观止》 ◆ ◆《唐诗鉴赏词典》 ◆ ◆《宋词鉴赏词典》 ◆ ◆《现代汉语词典》 ◆ ◆《咬文嚼字》 特别是案边要放一本《现代汉语词典》，遇到想不起、拿不准的字和词随时可查。

　今天就到这里了，虽然 上课的时间是有限的，但学习公文写作的 空间是无限的，我们 共同探讨公文写作的空间是无限的。再次表示感谢！

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