外贸业务员管理规章制度-规范(1)

　 外贸业务员管理规章制度- 规范(1)

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　 外贸部门管理

　为了规范外贸部门的工作，使大家有个良好的工作环境及和谐的团队，使外贸团队在公司领导下高效的开拓国际市场，保障外贸业务工作有序，特制定以下制度。

　工作时间：上午 8:00-11:30，下午 1:00-5:00 周五下午：总结，大扫除 周六：8:00-11:30，下午 1:30-5:00（试行）

　一．总体制度

　1. 不断学习业务知识和技能，提高个人素质与涵养，遵守公司考勤等相关制度，请假需提出书面申请，紧急情况可口头申请，事后补上请假条。

　2. 严守公司机密，谨言慎行。公章使用须有申请、领用记录。不得泄露公司有关产品策划、技术、客户资源等机密性信息。

　3. 未经批准，不得携带任何无关的移动存储设备、光盘等进出公司，不得将公司电脑内的文件发送给与公司无关的任何机构或个人。

　4. 配合部门每周召开的部门研讨会，围绕如何做大做强并讨论上周工作总结及下周工作如何调整；同事之间就外贸技能多沟通，互相学习。

　5. 公司根据展会效果和实际情况来决定参加国内外展会，参加前需准备好赴展的相关资料，如展品、样本、报价资料、展位布置、展品的运输等。

　6. 同事之间应相互沟通，友好相处。客户信息在外贸同事之间，可以保密，但所开发的区域（国家）、客人的名字，在例会上可以互相沟通，以防止客人向不同的外贸业务员询价；外贸业务员不能恶意侵占其它人的客户信息,不得故意报低价格，防止不劳而获的事情发生。

　7. 注意个人卫生，保持台面整洁，垃圾及时处理，共同营造绿色办公环境。

　二、

　客户管理制度

　1. 在接到新客户询盘的，将客户资料进行登记，明确标记本次询盘产生的时间、联系方式、客户来源、客户需求何种规格的产品等。便于跟进和汇报管理。

　2. 参加展会各业务人员所收集的客户名片及合作意向，展会完成后一周内，将所有名片资料登记在客户档案中，名片上交公司，由公司分类，酌情分配给专人跟进。原则上，客人在展会上与哪个业务员沟通， 就分配给哪个业务员跟进。

　3. 及时录入客户资料以便跟进和内部沟通。所有客户资料的录入必须尽量详细，尤其在客户描述里，进行客户的详细说明，包括产品意向、实力分析、诚意度分析、成交机会分析等。

　4. 未经公司授权，严禁业务员私自将公司订单外移，若发现在公司上班期间，有上述严重违纪行为，公司除严厉处罚外，严重者追究法律责任。

　三．日常工作 1. 及时查看邮件询盘邮信息，合理报价。

　2. 和在线的客户进行及时沟通，聊天记录必要时进行文档保存。重要信息要摘出存入备忘录。

　3.每周做一次总结和内部沟通，包括：

　（1）所有在跟踪的客户名称，国家，感兴趣产品，当前工作计划。

　（2）总结遇到的一些业务问题和技术性问题。

　（3）其他贸易事务相关的一些问题。

　4.每月对自己的订单进行总结，列明合同号，合同金额，合同数量，价格条款，交货期，目前进行状态，下一步该怎么进行，对本月签单量，款项回收情况进行总结。

　5.对客户进行总结，对于每一个客户的要求，对产品，单据，包装的要求作总结，进行客户评价分析。

　6.定期对自己的整体业务进行汇总，做自我分析评价，制订半年的工作目标和计划。做出汇报。

　四．邮件管理

　 统一使用企业,邮件注意备份和保存，以便管理和追踪。

　五．客户开发前期工作 1. 收到询盘及报价时，要及时跟部门经理确认是否已有同事联系，如没有，及时跟踪和处理。

　2. 在与客户商谈过程中，有涉及到技术指标的问题，及时与部门经理或研发部门沟通，并记录该信息。如有客户要求公司没有的证书，需要跟公司及办证机构联系，进行办理。

　3. 子账号从主账号得到的询盘应及时处理，超过两天不处理的主管有权利交给他人跟进。

　六．报价及合同签定 1. 收到客户询盘及报价时，原则上按报价单报价，并与刘继升或总公司确认方可报价。如最终报价低于报价单，应与部门经理确认相关信息后再给客户报价。

　2. 收到客户确认形式发票后，做好后期的收款和催款工作。

　3. 将填写完整的发票或者合同，佣金协议等递交部门经理审核，总经理审批。并做好备案。

　七．文件资料管理

　 业务人员正在处理的合同订单，以及已经完成的订单（合同，发票，箱单等），保留纸质复印件，并分类归档到桌面不同的文件夹中，文件夹应注明标识已完成订单，待处理订单。以便当事人不在场的情况下，其他人能尽快帮助处理紧急事件。

　八．电脑管理 1. 电脑密码一律在部门经理处备案。

　2. 业务人员定期要进行数据备份。

　九．文件管理 1. 所有与客户往来及与发货有关文件，必须保留件。扫描文件与往来电子文件，定期保存和复制客户邮件 ， 2. 文件存放说明：要做好分类，以便方便查阅。

　十．合同号登记本及单证保管

　 业务员签订合同后，必须及时在合同号登记本上进行登记，并将合同交于部门经理归档于公共文件柜。具体包括：合同签订日期，合同号，客户名称，产品名称，数量，预计发运日期，目的地。

　 货物发出十日后，收齐所有单证复印件，装订成册，存档保管。

　 2016 年 10月

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