怎样写好工作信息

　怎样写好工作信息 张鸣雨 一、什么就是信息

　 信息:即音讯,消息。

　 信息:亦指通讯系统处理与传输的对象。泛指消息与信号的具体内容与意义。通常通过处理与分析来提取。信息、物质与能量通常称为系统的三大要素。物的系统就是这样,人与人之间组成的社会系统也就是这样。系统论的创立者贝朗塔菲与管理学家巴纳德、卡斯特及罗森茨韦克均重视信息的作用并对信息的作用有所阐述。

　 信息:就是对客观世界中各种事物的特征、变化及其相互关系的最新反映。毛泽东一直对信息高度重视。战争年代亲自动笔为新华社撰写重要消息,用以指导革命。

　信息与系统

　 信息就是系统与外部环境之间沟通交流的介质之一。一种重要的媒介。系统就是自成体系的组织,就是相同或相类事物按照一定的秩序与内部联系组合而成的整体。就是由若干相互联系与相互作用要素组成的具有特定功能的统一整体。

　 系统管理理论认为:系统就是处于一定的相互关系中与环境发生关系的各组成部分的总体。

　 世界就是由不同层级的系统构成的。整体性就是系统的最基本的属性。大局与小局,全局与局部。全局与一域。

　 系统与系统之间,系统与环境之间就是相互联系、相互作用的。联系的媒介之一就就是信息。开放的标志之一就就是输出与接受信息。其内部与外部均有信息反馈网络,能够进行自我调节,以适应环境与本身需要。孤立与封闭的系统,其前途就就是崩溃与灭亡。“闭关锁国”也就就是与外界失去应有的信息联系,只能就是“濒于崩溃的边缘”。

　 无论系统还就是环境,都就是根据相互之间传递的信息做出反应,进行调整。这样才能使系统处于动态平衡之中,保持生机与活力。

　 现代管理理论之社会系统理论

　 美国管理学家巴纳德创建社会系统理论。该理论专门研究正式组织的本质、特征、构成要素与行为。

　 •正式组织三个基本要素:协作的意愿(组织成员愿意为实现组织目标做出贡献)、共同的目标(协作意愿的必要前提,诱导协作意愿。使组织成员知道组织要她们做什么以及从协作及实现目标过程当中得到哪些满足)、信息联系。

　 •通过信息才能把有协作意愿的组织成员与组织的共同目标连接起来形成一个有机的整体。良好的信息联系能够使组织成员合理地行动。巴纳德认为:组织领导者的作用就就是在一个信息联系系统中作为联系中心,系统运转的中心,对组织成员的活动进行协调,指导组织的运转,实现组织的目标。其

　主要职能之一就就是提供一个信息交流的体系,建立与维持一个有效的信息交流系统。

　 •组织平衡理论:内平衡与外平衡。诱因大于牺牲。

　 信息与决策

　 •系统分析:使系统整体效能最优的一种方法。学习型组织理论称为“系统思考”。就是科学决策的基本方法。系统分析的基本前提就是掌握情况。

　 •决策机关与决策者掌握情况的基本途径就就是获取信息。及时、全面、准确的信息就是正确、科学决策的重要支持要素。所谓“眼观六路”,“耳听八方”。“秀才不出门,遍知天下闻”。

　信息与系统(组织)功能

　•任何一个系统(组织)都应有其特定的功能。也就就是其存在的作用、意义与价值。

　 •信息的作用:就是体现系统(组织)意图,反映系统(组织)状态,塑造系统(组织)形象,支持组织决策,实现系统(组织)功能的重要因素。对于公共组织来说,就是政令、动态、舆情、民意的载体;就是系统(组织)内外沟通交流的媒介;就是系统(组织)本身与内部要素对外部环境变化作出积极能动反应的激活因素。

　 •信息的属性:客观性(不带任何主观色彩的陈述,润物细无声)、准确性、时效性。时效性即及时迅速,产生功能效用;有目的,起到应起的作用。

　 •对于信息的发送者而言:一定要明确,发出什么声音、传递什么讯号,信息的接受者会产生什么反应,进而达到什么目的。

　 •SOS 讯号(求救);救护车的警笛声,警车的警报声(让路);处于危险之中人呼喊“救命”(寻求帮助)。

　 关于机关应用文中的信息

　•狭义的信息就是机关应用文的一种,就是使用频率最高的机关应用文体裁。

　 •信息就是对客观世界中各种事物的特征、变化及其相互关系的最新反映,就是一种具有很强时效性的文体。

　 •信息文稿对语言的最大要求就是,精炼、确定、有深度,用最小的文字量提供最大的信息量。所谓精炼,就就是不用穿靴戴帽,不用交待事情发生的全过程(主要事实交待清楚即可),不用毫无信息量的华丽词藻。所谓确定,即用词准确,能用数字说明、分析的,尽可能用。真正科学意义上的信息,应该就是最大的确定性、最小的不确定性。所谓有深度,就就是能够反映事物的特征属性、变化趋势与相互关系。

　 •每条信息字数一般在二、三百字左右,最长不宜超过 500 字。当然,也有例外。这就是信息的灵活性,也就是信息之所以广泛应用于管理实践中的根本原因所在。一般而言,信息文稿的语言必须非常简练。

　信息的作用

　•(1)领导决策的基础与依据作用;

　•(2)指导整体工作的重要渠道的作用;

　 •(3)对整体工作状况,重大工作进展,上级重大决策落实情况的监控作用;

　 •(4)反映人民群众呼声的通道作用。

　信息与公文的关系

　•相同点:

　 •1、都就是一种文字表达;2、都有对上,对平级,对下的关系;3、都就是行政的基础与重要环节。

　 •不同点:

　 •1、信息就是决策的前提,公文就是决策的结果;2、公文就是请示报告事项,答复问题,部署工作;信息就是反映问题,追踪情况,提供决策参考;3、处理程序不同:公文有严格的处理程序,信息程序直接便捷。

　简练不等于简单积累才能有深度

　 简练不等于简单。契可夫:“简练就是才能的姊妹”。信息要写得简练,就不能凭着直觉去写,在构思时就要有明确的思路与观点。如果对所要写的东西不了然于胸,不把握其内在联系,行文就是谈不上言简意赅的。

　 •要把握事物的来龙去脉。把握其在全局与大局中的位置,与其它关联事物的内在联系,对其属性特征与发展趋势能过做出准确判断。

　 •信息语言的简练就是同信息人员观察、分析问题的深度,剪裁、取舍材料的能力紧密相联的。

　 •这些都要靠积累。

　二、如何写好信息

　•信息的结构:标题,导语,正文,结尾。

　 •标题要精炼准确醒目,画龙点睛,一下子就能跃入眼帘,引人注目,夺去眼球,要么掌握信息的基本内容,要么勾起继续读下去的欲望。

　 •导语就是正文中起关键作用的开头语。导语在布局谋篇中具有重要作用,好的导语会使文思泉涌,与标题一样应该能够一下子抓住读者,引人入胜。导语写不好,思路就会越写越窄,直至卡壳。信息的导语应该反映出最基本的信息。

　 • 正文应该层次清楚,丝丝入扣,内在逻辑关系清晰。就信息而言,语言应该简练、生动、真实、客观。用最少的语言承载最大的信息量。语言尽量通俗易懂,写作者的角度站位、语气口吻应该就是客观的,叙事、议论切忌出现第一人称、第二人称语态。第三人称,生动但一般不宜口语化。

　 文章的结构

　 人们常用“凤头、猪肚、豹尾”形容优秀作品的构架。

　 •凤头:意思就是文章开头要像凤凰的脑袋一样,精彩亮丽,夺目抢眼,开篇切题,开门见山,引人入胜,启动文思。

　•猪肚:中间正文部分要像猪肚子一样,内容丰富,充实厚重,而不就是泛泛空谈,光就是喊口号。内容丰富即承载最大的信息量,并且内涵深刻,给人以启示、启迪与教益。

　 •豹尾:结尾要像豹子尾巴那样简洁明快,刚健响亮;画龙点睛,呼应扣题;收笔有力,戛然而止,不拖泥带水。

　 •有人说,小到学习生活,大到事业人生莫不如此。正所谓文品如人品。

　 •唐代诗人白居易在《新乐府序》中说:“首句标其目,卒章显其志”。要起到进一步明确与深化主题思想的作用,充分显示出作者立言的本意。

　 •明代著名学者谢榛《四溟诗话》中“起句当如爆竹,骤响易彻;结句当如撞钟,清音有余”。就就是说,作品一开头,就要像放炮似的,使人耳目为之一震;而结尾,又要像敲钟似的,使人觉得余音绕梁。

　 •清代戏曲理论家李渔说“开卷之初,当以奇句夺目,使人一见而惊,不敢弃去”,“终篇之际,当以媚语摄魂,使之执卷留连,若难遽别”(《闲情偶寄》)。

　 •这些关于作品的开头与结尾的言论,尽管说法不一,但其实质都就是要求作者要认真写好作品的开头与结尾。

　关于导语

　•信息通常就是由导语与主体(次重要的材料、更次重要的材料及背景等段落)组成的。

　 •什么就是导语:顾名思义,导语就是一篇消息在开头位置用以导引读者阅读的那段文字。导语用最精粹的文字,简明扼要地把最重要、最新鲜的事实及其意义表达出来,就是信息中最有价值的部分。导语就是具有可听性与可读性的特殊开头。它担负着三项使命。①反映信息的要点;②确立信息的基调;③唤起受众的注意。

　 •导语的作用:读者一瞧导语就知道这条信息写的就是什么;读者瞧了您的导语愿意继续读完这条信息。

　•导语写作的要求:

　①要有最重要与最新鲜的事实;②要开门见山直截了当;③要简明扼要,生动具体;④要通俗易懂。

　 • 导语写作的一般思维过程:首先要考虑什么东西就是您要报道的这条新闻的最重要与做新鲜的。其次,要考虑您确认的这个最重要最新鲜的事实跟什么人有关。第三,要考虑怎样表达才能最吸引人。

　三、机关人员撰写信息通常存在的问题

　 •1、体裁把握不准:体裁角度把握不当,标题错位,有表决心的决心书、检讨书、心得体会、记叙文、决心书、散文、合理化建议报告、工作方案、论文等等,甚至有的说不上什么文体,思维奔逸。

　 •2、就事论事:信息量少,题材不丰富,内容延展不开;当照相机,当镜子,机械地照搬复制事件,许多稿件没有摆脱就事论事窠臼。

　 •3、缺乏目的性:重要信息关注不够,中心人物职务身份姓名交待不够准确,重要人物没交待,对全

　局缺乏了解掌握,对形势任务不明晰。不必要的细节(如几时整,某楼某层会议室等)铺陈过多交待过细。

　 •4、基本功不够:语言贫乏,不够庄重,过于口语化(写材料、把副主席写成主席)。表达能力欠缺。文不对题,题不对事,题事难符;内容像堆砌罗列拉菜单,列菜谱,而不就是色香味俱全、人们喜欢享用的饭菜;有的没标题或者标题过于宽泛,说什么都行;有的就是记叙文标题。有的题目臃肿,未经推敲,体例上自相矛盾。题目不够简练精要,不够醒目,承载信息不足;语言不够精炼,语言文字功底需要强化,文字表达能力还须加强。

　 •5、角度站位不当:写信息不就是现场秀,而就是广播员。尽量用客观庄重语言,陈述性语言。绝对避免主观化,情绪化语言。角度站位不能始终如一;没词了就赤膊上阵,用主观性评论等主观性语言。滥用形容词与副词。信息应当慎用形容词、副词,更不能使用其最高级,如“非常”、“最”、“很”、“极” „„

　 •6 忽视重要人物与工作全局:大局就是由现实局面与掌控局面的人等因素决定的或构成的。而许多人往往忽视这方面的信息,重要人物没交待或重要人物事件背景没交待,或重要信息交待不够准确全面。

　四、写好信息应注意的几个问题

　•1、“纸上得来终觉浅,绝知此事要躬行”。光听不够,必须实践。躬行,就就是老老实实实践。谁都不就是天生的笔杆子,都就是学习实践、不断练习体会积累的结果。没有付出,就不会有回报。学习训练不得法,当然也不会得到太多的回报。春华秋实,春种秋收。一分耕耘一份收获。演说家李真顺说:“只有完美的练习,才能有完美的结果。今天放下面子,明天才能更有面子！实践,实践,再实践。练！练！练！”除了个别人有点天赋,大都兴趣、志向、职业操守使然。要“舍得”,有付出才有回报,舍出辛劳努力、舍弃欢愉休闲,得到才能、尊重、成就。“腹有诗书气自华”。

　• 2、世事洞明皆学问,人情练达即文章。入情入理,知情知理。情即情况,情感,与您相关的人的情绪反应,即感受。要理解、研判读者、信息相关人的感受,应该积极进取通达人情。换位思考一下,假如您就是领导,假如您就是她人,您的期望就是什么？您会作何感想。站在领导角度考虑问题,那就就是站在大局之中;站在群众、她人的角度考虑问题,那就就是站在了全局之中。所谓人情世故:人情,就就是别人的情绪感受,要想着、在意自己的言行对别人的影响。说出去的话,做出的事情,别人会作何感想。送人情,实质就就是送给别人以愉快、美好的感受。送人以尊重。世故:世界上各种事情之所以存在、发生、发展的因由、缘故,也就就是事物本身内在规律性,实事求就是的“就是”。懂得了世故,就会知晓了事物的来龙去脉,就把握了事物的内在规律性。就现实工作而言,就知道了某一件事情的背景、现状、走势或发展趋势。但不要把人情世故庸俗化。

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