公司公文管理制度
建筑公司 公文管理制度
第一条 ：为建立公司的良好工作秩序，使公文管理规范化、制度化，特制定本制度。
总则 第二条 ：公文是指公司在施工、生产、经营、管理和政治活动中所形成的文件、电报、信函、会议记录、纪要、工作计划、总结和有关合同、协议、决议以及报表、图表、照片与其他有保存价值的资料。
第三条：
：公文处理工作由公司综合办公室归口管理。基本任务是：
1、迅速、准确、安全地传递和处理中共中央、国务院、省、地、市、总公司、中通一局等党政领导机关的决议、指示、通知、函、电等文件。
2、承转和处理公司下属单位的请示、报告和兄弟单位的函、电等文件。
3、公文处理必须做到及时、准确、安全、保密，公文由综合办公室统一收发、编号、登记、传阅、用印、投邮、立卷、归档和销毁。
第四条 ：公司机关部门应指定一名兼职文书（档案）管理员，负责本部门的文件管理工作。
第 一章 章 公文种类及使用范围 第五条 ：公司常用的公文种类主要有：请示、报告、批复、决定、通知、通报、函、会记纪要等八种。
1、请示 请求上级领导机关批准才能办理的问题，用“请示”。
2、报告
向上级领导机关汇报工作，反映情况或备案的问题，用“报告”。
3、批复 需要答复公司所属单位请示的问题，用“批复”。
4、决定 对某些问题或重大行动做出安排，用“决定”。
5、通知 安排部署工作，要求公司所属单位办理和完成的事项或转发上级领导机关有关文件，用“通知”。
6、通报 表扬好人好事，批评错误，或需要交代各单位周知的事项，用“通报”。
7、函 平行单位之间互相洽商工作，询问和答复问题等事项，用“函”。
8、会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第六条：
：起草文件的基本要求：
1、起草文件必须坚持“实事求是”的文风，文字通顺、观点明确、正确使用标点符号，并应注意符合上级政策和规定，与本单位以往的有关规定精神相统一。
2、起草文件、核稿、签发文件必须使用钢笔或毛笔，不准用圆珠笔，更不准用铅笔。字迹潦草或涂改较乱的文稿应清稿。
3、起草文件，除综合性报告以外，应遵守一文一事的原则。请示和报告要分开。请示的文件、主送机关为一个，不要多头请示，也不要同时抄
送下属单位。
4、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引用标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。
5、结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“1”、第四层为“（1）”。
6、必须使用国家法定计量单位。
7、用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。
8、公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用文字外，应当使用阿拉伯数字。在一般公文中，同一类数字的使用前后应一致。
9、各部门的发文文稿须经本部门主管领导核签，然后送交综合办公室核稿，审核的重点是：
（1）是否需要行文。
（2）是否符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定。
（3）提出的要求和措施是否明确、具体、切实可行。
（4）是否与有关单位协商、会签，意见是否一致。
（5）文字表述、文种使用、公文格式、秘密等级、紧急程度等是否符合本处理办法的有关规定。
（6）主送、抄送单位是否妥当，单位名称、人名、地名、数字、引文是否准确，附件是否遗漏。
10、各部门草拟的文稿若不符合本办法的规定，且问题突出或需作较
大修改的，综合办公室在审核时，应退请拟稿单位修改或重拟。
11、审批公文，主批人应当签署明确意见，并署姓名和时间。其他审批人圈阅，则视为同意。
12、文稿一经签发，即为定稿，未经签发人准许，不得擅自修改原意。
13、草拟、修改和签批公文应一律使用经国家审定的钢笔、签字笔，不得使用铅笔、圆珠笔等不符合存档要求的书写工具。公文稿要卷面整洁、字迹清晰，修改较乱的要清稿。
14、综合办公室缮印公文，应按轻重缓急安排，保证质量和时限要求，做到格式规范，黑色均匀，文字清晰，装订整齐，份数准确。校对应认真细致，准确无误，对重要公文的校对不应少于两次。校对应尽可能使用专业校对符号，缮印公文应在文稿首页注明打字、校对者姓名。
15、国务院、国务院办公厅及国家各部委印发的秘密公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经公司领导或办公室主任批准可以复印。中共中央文件不准复印。密码电报不准翻印和复印。
16、公文的登记、封发应及时准确。做到当日文件，当日封发，不得积压延误。
（1）公文在封发前须将公文编号、标题、分发去向登记清楚。
（2）专项特急文件，应专人立即投送。
（3）传递文件必须采取保密措施，确保安全。利用计算机，传真机传输文件必须进行登记，按行文规则签发后再传输，绝密文件不得利用计算机、传真机传输。
第七条：公文格式
公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程序、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。
1、发文单位应当标明全称或者规范化简称；联合行文，主办单位应排列在前。
2、秘密文件应当分别标明秘密程度（“绝密”、“机密”、“秘密”），秘密等级根据公文性质和内容标注在公文首页右上角（
）内。
3、紧急公文应当分别标明“特急”“急件”，标注在公文首页右上角秘密等级下方（
）内。紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。
4、发文字号，由办公室文书收发填注，包括机关代字、年份、序号。公司公文按“司 X 字”编代字。发文字号一般标印在发文单位名称以下、横线之上的居中位置。函件的发文字号标印在横线的右下方、标题之上，年份用公元全称并用方括号括入，年份及序号均使用阿拉伯数码。
5、上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。联合上报或经会签上报的公文，应同时注明相关部门签发人的姓名。
6、公文标题，应当先写介词“关于”，再准确简要地概括公文的主要内容，最后准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。批转，转发公文，标题应避免使用重复用语和相同的公文种类。标题字数一般以不超过 40 个字为宜。标题标印在横线以下，主送单位之上，居中排列；人名、地名、词组不能分隔成二行；三行标题一般按长、短、短的顺序排列。
7、公文标明主送机关全称或规范化简称。两个以上的主送机关，一般
按系统先外后内，先大后小的顺序排列。主送单位的标印位置在正文之上，靠左侧顶格排列。
8、正文是公文的主题部分，用来表达公文的内容。正文应标印在主送机关之下的位置，每一段落的首行开始一律空二格，回行时顶格排列。
9、公文如有附件，应当在正文之下，成文时间之上注明附件名称（不应只注明文号）；附件为两个以上的，还应注明顺序号。附件一般应与文件装订在一起。如不能装订在一起，应在附件首页左上角注明文件发文字号。
10、公文除会议纪要外，应当加盖公章。印章要端正盖在成文日期上方，上不压正文，下压成文日期年、月、日。发文用印，凭签发人签名为据。
11、成文时间，以领导人签发的日期为准；传真电报以发出日期为准。成文时间在正文以下的偏右位置，使用汉字完整标印出年、月、日。
12、公文应当标注主题词，主题词标注在抄送机关之上，“主题词”应顶格，每个词组之间空一格，中间无标点符号。
13、公文如有抄送单位，应标注单位的全称或规范化简称。单位名称的排列顺序按系统先外后内、先大后小。抄送单位标印在主题词之下的位置，用两条等宽的平行线作为界线；界线下将“抄送”顶格排列，二字之间空一格，将抄送单位名称平行或顺序排列。
14、公文的校对和印发时间位于公文首页的最后一栏页码上，标明打印日期和校对人姓名，公文一经封发，则在封发栏内加盖公章，以表明此公文已经发出。
15、公文标印字体和字号
（1）公文大标题使用小二号宋体字，小标题使用三号宋体字； （2）秘密等级、缓急时限或其他重点字名使用四号宋体字；主题词使用四号宋体字。
（3）一般公文正文、发文字号、主送、抄送单位、附件名称、成文时间、印发单位及时间等，上报文使用四号宋体字；下发文使用四号宋体字。16、公文文字从左至右横写，横排。
17、公文用纸一律为 A4 规格纸张，左侧装订。
第 二章 章 公文处理的原则 第 八 条：
：收文处理的原则 1、凡是国务院、省、地、市人民政府及其所属各部、处等行政单位的来文，由公司综合办公室统一签收、开拆、登记、编号、呈阅、催办。其中重要文件，由综合办公室报送行政总监，由其阅并呈总经理或主管副经理阅批。一般的文件由综合办公室送行政总监后，直接批给有关部门。
2、凡是中共中央及其所属各部、省、地、市及其所属各部、局办、总公司等党的系统来文，由公司党支部统一签收、开拆、登记、编号、呈阅、催办。
3、外部来文中的“急件”或“特急件”，办公室收发文人员应在“收文登记簿”的相关栏内著名“急件”或“特急件”字样。
4、进行收文登记，应将收文时间、总顺序号、来文单位、公文编号、密级、紧急程序，标题、份数、承办单位、签收人姓名等填写清楚，并在公文处理专用纸右上角加盖收文章，以便查询。
5、对需要答复的公文，应盖催办章，并填写公文催办单，附于公文前面；综合办公室文书收发负责催办、查办事宜。做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。收到的特急件在公文首页左上角加盖“特急”章，以提醒有关人员立即阅办，对特急件应随到随办；对急件应在三天内或按来文要求的时限办复；一般公文需办复的，应在一周内办复；需要研究而不能马上回复的，也要及时书面或口头简要回复。
6、承办部门收到公文后，应按时限要求抓紧办理，不得延误、推诿。对确不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的，应当迅速退回办公室文书收发并说明理由。
7、外部来文信封中如直接署名寄给××经理或××部门领导，综合办公室人员签收后不得拆封，并按下列原则处理。
（1）建立领导亲收信件登记簿。
（2）在信封上编号，并登记在“领导亲收登记簿”上，转本人签收。
（3）信内如系正式文件，收信人阅批后，退给综合办公室总收发人员按收发文程序处理。
（4）信内虽不属于正式文件，但属于下属单位请示、报告的信函、收信人阅读后，退给办公室总收发人员按文件处理。
（5）信内属于职工个人向公司领导提出解决个人的一些问题，领导阅后，批注意见，退给办公室总收发员按人民来信处理。
（6）公司各级领导和职工外出开会，带回来的会议文件、资料，在参加会议人员传达、汇报后，交由办公室总收发员登记、保存，年终归档或
清退。
第 九 条：
：收文处理程序
第 十 条：
：发文处理原则：
1、以公司名义的发文，包括三种情况：
（1）外部来文需要处理或答复的发文。
（2）上级机关来文，需要转发的发文。
（3）各部门根据本身需要的主动发文。
属于前两种情况的发文，应将来文和附件附在发文文稿的后面，以利核稿时前后照应和年立卷、归档，保持文件材料的完整。
2、无论属于那种情况的发文，均应由主办单位经办人员起草，经部门领导核稿、签字后交由部门收发登记、编号，送办公室安排呈签、打印、封发、投邮等项工作。
3、对需要相关部门会签的发文，应由主办单位经办人员送请相关部门外 来 各种文 件 办 公 室总 收 发开 拆 登记、编号 办公室总收发送部门兼职收发员 行 政 总监分阅 部门经理阅批、经办 人 处
理 一般的批给有关部门处理 重要的呈总经理或分管领导批阅 需发文的起草文件、部门编写编号，并送交综合办公室
会签。会签单位如无不同意见可会签，有不同意见提出后退主办单位修改、补充或重新起草文稿后，再会签。
4、各部门送办公室的发文，由办公室主任和行政总监复核文稿、总收发文员分呈总经理和分管领导签发。
5、经公司领导签发的文件，由总收发员登记后交打字员打印、校对、用印，分送或交通讯员投递。
6、发文按规定程序处理完毕后，原稿和附件以及打印件退主办部门兼职收发文员，妥善保管，年终整理无误后向档案室移交。
第十 一 条：
：发文处理程序：
第十 二条 条：行文关系 1、凡是口头和电话能解决的问题，不要正式行文。
2、公司各部门之间，不存在行文关系。主办部门办理的问题需要相关部门了解、掌握、协办、备查的，可用简函或固定格式的内部通知解决，如人员调动、工资变动等。
3、公司各部门不应以部门的名义向公司下属单位行文，需要行文时，应由主办部门起草文稿，以公司名义行文。
4、向上级行政领导机关、平级和下级、行政单位发文，以公司名义行文。
各部门发文登记编号后送综合办公室总收发处 总收发员对文稿校对、登记后送档案室存档 由综合办公室主任及行政总监复核文稿后交总收发员处理
第十 三 条：
：公文的用印要齐年盖月，圆边和字要清楚。
第三章 公文 立卷、归档和销毁 第十四条：公文运转、交接的各个环节，必须建立登记、签收、经销等制度，并定期清理。
第十五条：公文办理完毕后，承办人员工应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本、电报和有关材料整理好，由各部门兼职文书（档案）员立卷，集中送交公司档案室归档。
第十六条：远程传输的公文应同寄发的正式公文一并立卷、归档。传真文件如需归档，应另行复印，以便保存。
第十七条：案卷应当确定、保管期限，按照规定于次年 3 月份前向公司档案室移交。个人不应保存应当归档的公文。
第十 八 条：没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。绝密级公文，应按规定收回由机要人员监销。
第 十九 条：各种公文、资料要妥善保管，如发生丢失，要认真查找。对丢失文件者要追究责任，严肃处理。工作人员调离单位时，必须清退保留的全部公文和重要资料。
第 四章 章 文件的翻印、阅读 第 二十 条：
：文件的翻印 1、中共中央国务院和省、市委、省政府文件，各单位无权自行翻印。
如遇特殊情况需要翻印，必须经市委办公室请示省委办公厅批准，并严格控制翻印份数，用后收回，交市委办公室统一销毁。
2、凡经批准或根据上级指示翻印的文件，翻印时要注明翻印机关名称、时间和份数。
第 二十一 条 ：本制度经公司总经理办公会讨论通过，自发文之日起开始执行。
第 二十二 条：
：本制度解释权在综合办公室。