电子公文交换系统详细设计

2021-11-08 19:24:57| 浏览次数：

　智慧禹会

　电子公文交换系统

　详细设计

　方正国际软件（北京）有限公司

　4 2014 年年 0 10 月

　电子公文交换系统详细设计 I 目

　录 1 引言 .................................................................................................................... 1

　1.1 编写目的 ............................................................................................................ 1

　1.2 读者对象 ............................................................................................................ 1

　1.3 项目背景 ............................................................................................................ 1

　1.4 编写目标 ............................................................................................................ 2

　1.5 编写原则 ............................................................................................................ 2

　1.6 定义 .................................................................................................................... 2

　1.7 参考资料 ............................................................................................................ 3

　1.8 变更历史 ............................................................................................................ 3

　2 需求说明 ............................................................................................................ 3

　2.1 总体描述 ............................................................................................................ 3

　2.1.1 概述

　............................................................................................................................... 3 2.1.2 系统目标

　....................................................................................................................... 4 2.1.3 系统结构设计要求

　....................................................................................................... 4 2.1.4 假设和约束

　................................................................................................................... 5 2.2 功能需求概述 .................................................................................................... 7

　2.2.1 电子公文交换功能

　....................................................................................................... 7 2.2.2 电子公文架构

　............................................................................................................. 10 2.3 安全要求概述 .................................................................................................. 13

　2.4 接口要求概述 .................................................................................................. 13

　2.5 性能要求概述 .................................................................................................. 13

　2.6 其他需求概述 .................................................................................................. 14

　2.6.1 用户使用建议

　............................................................................................................. 14 2.6.2 系统部署建议

　............................................................................................................. 15 3 系统处理流程设计 ........................................................................................... 15

　3.1 业务流程设计 .................................................................................................. 15

　3.1.1 业务流程图

　................................................................................................................. 15 3.1.2 流程中的关键节点

　..................................................................................................... 15 3.1.3 业务流程中其他节点的一般要求

　.............................................................................. 16 3.2 数据流程设计 .................................................................................................. 16

　3.2.1 电子公文交换业务数据内容

　...................................................................................... 17 3.2.2 电子公文归档的业务数据规范

　.................................................................................. 19 3.2.3 电子公文归档的数据结构

　.......................................................................................... 23 3.2.4 电子公文日志和留痕信息归档要求

　.......................................................................... 30 4 技术方案设计 ................................................................................................... 32

　4.1 系统体系结构设计 .......................................................................................... 32

　4.2 系统功能结构设计 .......................................................................................... 36

　4.2.1 电子公文交换系统解决方案实施效果分析

　.............................................................. 37 4.2.2 电子公文交换系统解决方案特点

　.............................................................................. 38 4.2.3 系统管理模块

　............................................................................................................. 40 4.2.4 部门管理模块

　............................................................................................................. 41 4.2.5 公文管理模块

　............................................................................................................. 41 5 数据库设计 ...................................................................................................... 46

　电子公文交换系统详细设计 II 5.1 结构设计 .......................................................................................................... 46

　5.1.1 数据库逻辑模型

　......................................................................................................... 47 5.1.2 数据库物理模型

　......................................................................................................... 49 5.2 安全性设计 ...................................................................................................... 53

　5.2.1 总体要求

　..................................................................................................................... 53 5.2.2 详细要求

　..................................................................................................................... 53 5.2.3 电子公文采用的加密技术

　.......................................................................................... 53 5.2.4 公章的安全性

　............................................................................................................. 58 6 应用系统设计 ................................................................................................... 65

　6.1 功能模块设计 .................................................................................................. 65

　6.1.1 系统登录的设计与实现 .............................................................................................. 65 6.1.2 系统管理与部门管理的设计与实现

　.......................................................................... 66 6.1.3 公文管理模块的设计与实现

　...................................................................................... 68 6.1.4 系统测试和维护

　......................................................................................................... 74 7 接口设计 .......................................................................................................... 75

　7.1 内部接口设计 .................................................................................................. 75

　7.2 外部接口设计 .................................................................................................. 83

　7.2.1 系统设计思想要求

　..................................................................................................... 83 7.2.2 与收发文系统的接口

　................................................................................................. 84 7.2.3 与档案系统的接口

　..................................................................................................... 91 7.2.4 与应用门户系统的接口 .............................................................................................. 94 8 系统维护设计 ................................................................................................... 97

　8.1 日常维护设计 .................................................................................................. 97

　8.2 容错设计 .......................................................................................................... 98

　8.2.1 出错信息

　..................................................................................................................... 98 8.2.2 补救措施

　..................................................................................................................... 99

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　1 引言 1.1 编写目的为了确保电子公文交换系统的建设中开发工作能够按时、高效的完成并稳定的正式上线运营。本文将对电子公文交换系统中所有技术实现进行详细的描述，同时也是对电子公文交换系统的需求分析与概要设计的具体技术实现。

　1.2 读者对象本文档的读者对象为项目经理、系统架构师、系统研发人员、系统甲方、监理单位。

　1.3 项目背景在面临互联网信息浪潮中，政府部门作为引导管理的先驱者，推行电子政务的实施，已经成为各地区、各部门、各层适应时代变化的判断标准和共同追求。而在面临数据库处理的不断完善，信息加密系统以及安全性问题都得到极大的改善，政府的信息化工程也得到了一定的突破。但是由于我国自身影响，各个部门分工合作但是其信息沟通并不十分紧密，因此为了打破以往的阻碍建立一个安全的电子公文交换系统显得刻不容缓。

　禹会区作为安徽省唯一的一个区级单位（全省共有三市一区）被认定为第一批国家智慧城市试点城区。开展了“蚌埠市禹会智慧校园”、“蚌埠市禹会智慧社区”、 “蚌埠市禹会智慧医疗”、“蚌埠市禹会智慧政务”和“蚌埠市禹会智慧旅游”等方面的建设方案和规划。智慧城市建设将推动禹会区集约、智能、绿色、低碳的新型城镇化发展，对拉动内需，带动产业转型升级具有非常重要的意义。

　建设全区电子公文交换体系，提供跨部门的网络公文传输服务，基于国产版式文件技术、电子签名及电子印章等技术，实现严肃、准确、及时、安全、可控的网上公文传输系统，并可以同级党委、政府、人大、政协等机构实行党政公文交换互通及认证。不但是方便群众的必然要求，也是解放工作人员、进一步提高

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　工作效率的重要途径。

　1.4 编写目标明确软件功能，划分软件功能模块，估计开发工作量；并给出功能实现的具体方案，作为编码的指导。

　1.5 编写原则

　列表方式给出新的系统进行概要设计时需要遵循的原则。

　1) 统一规划、统一设计思想、统一信息交换标准，统一技术规范。

　2) 采用开放式系统、最大限度地保护原有资源、并立足长远发展。

　3) 应用系统工程的方法，根据实际业务需要，最优化地重组业务处理流程。

　4) 应用成熟的先进技术实施系统。

　5) 统一组织，分层建设，注重实效。

　1.6 定义  加发：是指在已发单位的基础上增加份数  补发：是指给原来没有发送过的单位发文  发文字号：由发文机关代字、年份和发文序号组成  来文提醒：公文客户端软件工具，用于提醒用户签收新收到的公文  虚拟网关：交换网关客户端，负责公文服务器与交换网关服务器之间的消息通讯以及部门管理  2EE：基于 java 的企业级应用解决方案  MVC：Model-View-Control：程序设计模式，业务层，表现层，控制层分开，各司其职  Action：Strusts1 或 Strust2 的控制器，完成控制层的功能  Service：服务层，完成业务层的逻辑处理  DAO：数据访问对象，支撑服务层完成数据存取  Hibernate：java 的 ormap 解决方案  工作流：使得业务过程的部分或整体在计算机中得以模拟和实现的计算

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　机技术 1.7 参考资料《禹会区智慧政务需求规格说明书》《禹会区智慧政务概要设计》 1.8 变更历史序号人员日期变更详情 1 王小永 2014-11-19 创建

　2 需求说明 2.1 总体描述 2.1.1 概述公文是机关处理公务和行政管理的重要工具，是发布方针政策、法律法规的载体，也是本交换系统中最重要、安全程度要求最高的信息流。为了达到与常规纸质公文相同的法律效力，电子公文必须具有不可更改、盖有公章（电子公章）等特点。公文的起草、盖章、发送、接收可作为独立的权限赋予每个办文人员。须提供印章安全控制，印章安全控制要求符合国办《电子公文传输管理办法》的相关管理规定，印章制作采用集中制作，不允许网络发放电子印章或印章信息。

　公文交换是实现中央、省、市、县之间电子公文的安全传输。公文交换要采用安全的版式电子公文格式，实现公文加密传输、交换、流转，以及信息报送、资源共享等功能。各级政府单位可以通过该平台下发各类公文、便函、信息、公告通知等文件以及转发国家和省委省政府的文件；各县市可以利用该平台接收上级发文、起草下发本级公文、委办局之间联合行文以及传递报送信息。

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　公文交换平台主要交换的内容是各种电子公文和信息，要采用标准的 XML格式进行封装，要遵循国家《基于 XML 电子公文格式规范》的标准要求。

　为了达到与常规纸质公文相同的法律效力，电子公文必须具有不可更改、盖有电子公章等特点。要求公文交换系统提供印章安全控制，印章安全控制标准要符合国办《电子公文传输管理办法》的相关规定。

　2.1.2 系统目标根据国家规定，政府电子公文将采用统一的格式，并以 XML 来进行描述。因此，电子公文交换系统对 XML 电子公文的处理和交换能力便成为整个系统成败与否的关键所在。得益于采用了 iSwitch XML 信息交换机，黎明网络电子公文交换系统非常轻松地解决了以上的问题。与此同时，由于 iSwitch XML 信息交换机的独特结构，使得接入到信息交换机中不同板卡的各机关单位业务系统构成了相互独立网络安全域，安全域之间只能在通过了板卡检查点（安全网闸）的安全审查后才能传递信息，这样就保证了各单位部门的业务系统在保证相互隔离的情况下仍然可以安全地进行信息交换。

　通过政府电子公文交换系统的建设，可以加快政府机关内无纸化公文传输的进程，提高政府机关内公文流转的速度，进而可以提高政府机关行政事务的处理效率。同时，系统可以在现有的基础上，通过简单的硬件设备的升级和应用模块的增加，可以平滑的升级为整个城市的电子政务信息交换中心。

　2.1.3 系统结构设计要求 1、组件原则基于当前流行的组件技术，将具有同类功能的 JAR 包，以组件的方式提供业务系统使用，实现了系统的易维护性和可扩展性。

　2、通用性原则采用全新的通用设计理念，在不修改程序代码的前提下，系统从空间图形数据库到属性数据库以及系统的业务逻辑均可以进行扩充，从而保证业务需求即使发生了变化，系统都可以进行自由扩展。

　3、扩展性原则

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　遵循组件管理原则，充分考虑其可扩充性，采用面向对象的软件工程技术，将应用管理平台抽象化、参数化，尽可能地应付各种业务变化，有利于系统升级、功能的扩展与延伸。

　4、安全性原则遵循严格的安全管理机制和权限控制机制，采用统一的单点登录方式对用户身份进行验证；此外由于采用组件与业务系统分离的方案，导致系统具有安全隐患，因此通过口令验证与服务绑定的方式解决这一问题。

　5、开放性原则遵循标准的接口规范，实现信息数据的充分共享与灵活集成；系统设计保持开放性，严格遵循相关的工业标准，以充分保障系统与其他应用系统间的无缝集成。

　6、实用性原则依据用户的实际需要，设计上力求结构优化、数据库管理完善、界面简单友好、使用方便、工作流程科学合理。

　 2.1.4 假设和约束系统必须符合下面给出的运行环境要求，包括硬件环境，软件环境和网络环境。

　运行环境约束 2.1.4.12.1.4.1.1 硬件要求系统运行至少需要 4 台服务器，两台服务器搭建数据库集群环境两台服务器搭建应用软件集群环境。

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　2.1.4.1.2 基础软件要求

　软件系统平台设计，包括系统软件、数据库软件、中间件产品以及其他支撑软件的选型、配置。

　序号

　项目

　内容

　参数说明

　1 操作系统安装配置安装版本 Windows Server 2003 R2 Enterprise Edtion (SP2)及以上系统加固按照 Windows 系统加固方案进行整改，加固项目包括：

　更新补丁情况；系统根目录/系统目录权限；系统服务开放情况； IIS 情况检查；密码策略；安全审核；缺省共享、空连接、管理共享；日志记录；帐号对所有卷的访问权限；注册表加固；其他设置。超级管理员帐户 administrator 更名。

　2 数据库安装配置安装版本 Oracle Database Enterprise Edition 10G 3 防病毒软件升级名称、版本病毒库升级统一采购杀毒软件 4 JDK 安装版本 JDK1.5.0_11 5 TOMCAT 安装版本 Tomcat-6.0.16 6 中间件应用服务器 BEA Weblogic Server 9.0 Advantage 7 业务流程管安装路径 D:\

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　理系统说明：供系统流程配置管理使用。

　8 其它软件 UltraEdit 说明：代码编辑软件。

　系统采用 Java 语言进行开发，不使用任何封闭的专用开发工具，避免由此引起的系统不兼容等问题。

　2.1.4.1.3 网络环境要求

　系统运行至少需要禹会区政务内网。

　 2.1.4.1.4 技术条件与限制必须采取 J2EE 技术，符合 J2EE 规范；必须采用 Oracle 数据库。

　2.2 功能需求概述 2.2.1 电子公文交换功能公文是机关处理公务和行政管理的重要工具，是发布方针政策、法律法规的载体，也是本交换系统中最重要、安全程度要求最高的信息流。为了达到与常规纸质公文相同的法律效力，电子公文必须具有不可更改、盖有公章（电子公章）等特点。公文的起草、盖章、发送、接收可作为独立的权限赋予每个办文人员。须提供印章安全控制，印章安全控制要求符合国办《电子公文传输管理办法》的相关管理规定，印章制作采用集中制作，不允许网络发放电子印章或印章信息。

　公文交换平台主要交换的内容是各种电子公文和信息，要采用标准的 XML格式进行封装，要遵循国家《基于 XML 电子公文格式规范》的标准要求。

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　电子公文传输功能 2.2.1.11. 电子公文传输系统功能电子公文无纸化传输系统参照中办、其他省级以上单位的电子公文传输系统的功能，结合本单位行文的具体情况进行设计，主要功能有：公文生成、公文加密、公文发送、公文接收、系统管理、与其他部门内部协同办公系统的接口，监控管理、统计查询、来文提醒等。

　2. 电子公文打印控制系统可支持多种主流彩色打印机，系统（产品）直接控制打印机技术，打印机内存不得大量驻留公文数据，不得采用 windows 打印驱动程序，保证打印过程安全控制。提供打印份数的控制，发文单位可以控制收文单位的打印份数；公文输出时应该可以控制输出的份数或自动加印唯一的序列号，并记录在档；在超出打印份数的限制后，则不打印全真的公文公章。

　3. 全真的打印功能包括打印校色功能，使红头红章的打印输出达到全真的效果。

　4. 打印防伪任何情况下，包括机械或人为损坏，都要保证不会将公章打印到别的文件上，或将公章盖到空白页上。即使打印机缺少黑墨的情况下，也不会打印出空白印章。打印控制功能不能影响其他文档的正常打印。

　5. 电子公文的安全保护采用全程加密，公文生成之后，始终处于加密状态，没有任何明文状态，确保公文信息和电子印章的安全，电子公文一旦生成，就以加密文件的方式存在。能够与国家密码管理机构的加密系统进行结合。

　6. 方便阅读提供公文文件电子阅读器(Apabi Reader)，阅读器支持嵌入 IE 浏览器，阅读器界面友好，提供文字摘录功能。

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　7. 集成方便公文传输系统的设计按分模块独立实现，其组成模块逻辑上是独立的，但彼此又有接口，各节点可互发互收文件。系统须为各节点预留与内部 OA、与其它的电子公文无纸化传输系统提供接口。

　电子公章功能 2.2.1.21. 电子公章的管理和使用（包括制作、分发、使用、存储、销毁等），符合国家相关政策和规定，符合国务院办公厅《电子公文传输管理办法》的要求。公章的管理和使用要等同于实物印章。

　2. 电子公章的制作能真实再现实物公章的平面大小、样式、字体、色彩。公章制作过程要符合国家相关政策规定，电子公章不保存在服务器端，保存在移动介质上，同时移动介质中的电子公章与硬件信息绑定防止拷贝。

　3. 电子公章必须通过实物公章扫描后制作生成，图像特征应与实物公章的图像特征保持一致，包括大小、样式、字体、色彩。

　4. 加盖到电子公文上的电子公章，不能被拆离，不能被人为篡改。

　5. 加盖在电子公文上的电子公章在微机上显现时有虚化功能，与真实的公章有明显的差别，但不会影响公文的浏览和公文公章的严肃性，防止拷屏。

　6. 电子公章在盖印和打印时支持服务器验证方式。

　7. 电子公章应支持 CA、数据加密卡等第三方加密系统。

　8. 电子公章存储在具有安全加密机制的移动介质上，不能被拷贝，提供口令保护功能，同物理公章在保存和使用方式上保持一致。

　9. 支持多个单位联合发文的联合盖章过程，联合盖章过程符合政协办公习惯和要求，联合盖章过程保证公章的安全和使用要求。

　安全功能 2.2.1.31. 公章安全存放提供公章安全控制，公章安全控制要求符合国办《电子公文传输管理办法》的相关管理规定。

　2. 公章使用安全符合国办《电子公文传输管理办法》的相关规定。

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　3. 打印机必须做到可安全打印控制。

　版式文件功能 2.2.1.4在电子公文传输系统必须采用规范的公文格式、保护公文内容、以便采用安全电子签章实现各项功能。

　此格式需能够将其它格式的文件转换为统一格式，包括：Doc、S2、S72、S92、Pdf、Jpg、Tiff 以及 Windows 支持的所有可打印格式的文件。

　为了保证公文的正确性，维护红头文件的严肃性，在电子公文中必须包含完整准确的版面信息，保证接收公文方浏览、打印的效果与发送方发送的公文完全一致。为此，版面信息中必须包含：完整的文字、表格、图形、图像信息，支持生僻字显示和打印。

　版式文件一经生成，不可篡改。

　能够支持超大字库和自动补字等功能。

　保持版面元素的排版属性，如字体、字号、颜色、线宽度等。

　在此版式文件上可以实现安全的电子签章、保护公文内容等功能。

　每个版面元素的准确位置。任何电脑上有相同的换行、换页位置，防止有可能出现错行、错页、公文和日期错开等问题。

　版式文件一经生成，不可篡改。

　版式文件必须提供对全文检索的支持。

　对 XML 转换的支持，和目前开发的办公系统有较好的结合，方便公文流转的信息提取。

　2.2.2 电子公文架构根据电子公文的应用范围，电子公文交换系统建设将实现全市、全区的电子公文交换。

　从整体而言，是分布部署，分级管理。但针对每一级而言，又能够直接管理他的下级单位，作到集中管理，集中控制。

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　公章服务器对整个公文交换系统的电子公章采用集中式管理，其所有单位使用的电子公章都由交换中心的公章服务器制作并发放的。所有单位的盖章和打印控制均需要到交换中心的公章服务器进行有效性验证。

　电子公文交换系统构成 2.2.2.1 采用 CEB 版式文件技术与中办保持一致 2.2.2.2随着电子政务的建设的迅速发展，党委、政府、军队、企业的各部门在电子公文文档一体化，电子公文交换、传输的建设的需求越来越强烈，已成为党委、政府、军队、企业当前信息化建设的重中之重。针对党委、政府、军队、企业部门的电子公文应用的需求，方正在基于多年来的传统的文字处理、排版技术等核心优势技术基础上，推出了一系列电子公文解决方案，其中最为核心的产品就是电子公文版式文件 CEB。

　CEB 版式文件是一种“文本+图像”的文件格式，使用页面描述语言的成像模型——文本、矢量图形和图像。CEB 版式文件的显示过程即是根据 CEB 页面描述指令在指定区域绘制页面，不受平台和设备分辨率的限制。可以二进制或ASCII编码，可方便地在各种平台之间传送。CEB支持标准的压缩算法——JPEG、CCITT Group3、CCITT Group4、ZIP、LZW，以及一些扩展的压缩算法，如 Wavelet。支持字体内嵌和字体替代。在 CEB 版式文件中对所使用的每种字体均有一个字体描述项，记录了字体的名称、比例、变化等信息。

　CEB 版式文件根据国家档案局的行业术语定义，解释为：CEB 是 Chinese E-paper Basic 的缩写，是一种带语义的跨媒体版式文档，在不同的软硬件环境下保持显示不发生变化。CEB 版式文件融合了方正近 30 年排版、激光照排等国际领先技术的精华，版式文件的核心技术是 RIP 技术，方正是全球唯一拥有 RIP技术的中国企业。

　CEB 版式文件经过不断的自主技术创新，已经发展成为智能文档，并且获得了国家专业认可。

　CEB 版式文件符合国家对电子公文文件的管理要求，其符合的标准如下：

　《中国共产党机关公文处理条例（中办发[1996]14 号）》

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　《国务院办公厅电子公文传输管理办法》《国家行政机关公文处理办法（国发［2000］23 号）》《国家行政机关公文格式（GB/T9704－1999）》《电子公文归档管理暂行办法》—国家档案局令(第 6 号) 《纸质档案数字化技术规范（DA/T 31-2005）》符合中共中央办公厅、国务院办公厅应用的版式文件格式。

　CEB 电子公文转换软件 2.2.2.3方正 CEB 版式转换软件是电子文档的转换软件，能够将 S2、S72 、S92、WPS、DOC、PDF 等格式的文件转换为用于电子公文传输、阅读的电子文件格式 CEB，支持各种主流排版文件和各种印刷文件。

　CEB 电子公文阅读软件 2.2.2.4方正 CEB 阅读软件是我公司提供的用来阅读 CEB 格式的免费软件工具，同时支持 CEB、XEB、PDF、TXT、HTML 等多种格式的阅读。

　方正 CEB 阅读软件功能介绍：

　 实现个人公文的分类管理；  版面操作：可以放大缩小、可以显示隐藏书签以及版面翻转等；  页面笔记功能：可以直接在页面上进行添加书签、划线、加亮、批注、圈注、文字拷贝等；  翻页功能：前/后翻页、半页翻/全页翻相互切换、跳转页面、翻至首/末页等；  具有方便的全文查找功能；  支持 IE 嵌入显示；  支持语音朗读功能；接口丰富，方便地和应用系统软件集成。

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　2.3 安全要求概述  基于认证授权的系统访问机制；  基于分权的系统访问策略；  基于全程日志的系统访问痕迹留存；  关键数据加密处理。

　2.4 接口要求概述  遵守电子政务 XML 标准，数据采用 XML 进行描述。

　 使用日志管理技术，详细记录传输过程信息。

　 远程调用必须提供回执，以获得接口执行的结果的反馈。

　2.5 性能要求概述在系统建设和免维期间通过各种手段对系统进行不断的优化和调整。对于特定的业务，项目建设时在最大限度地满足业务开展要求和用户使用习惯的前提下，通过禹会区城建指挥中心和方正国际的共同协商，制定具体的性能要求指标。

　 系统可靠性采用大型数据库系统，对数据库记录数的增长没有限制，并且保证大容量数据的可操作性；系统不应陷入用户无法控制的状态。即使当系统容量达到和超出极限，或者由其他系统或用户造成错误输入的情况下，系统不应崩溃也不应丢失数据。

　 系统易用性、易浏览性和可操作性系统采用多层架构的 B/S 结构，提供诸如确认、询问、警告、出错报告等易于觉察、易于读取的信息来服务于用户；具有严重后果的操作应当可逆；屏幕输入格式、报表和其他输入/输出宜整齐、清晰和易于浏览。

　 系统的开放性具备标准的软件体系结构、内部和外部接口，提供多种开发工具接口，支持用户定制能力；保证系统能与其它系统进行快速、顺利的信息交换，便于系统扩展和升级。

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　系统应用具有可扩展性，能够适应指标的变动；系统稳定、可靠；操作简便、易用，用户经过简单的培训即可学会使用；有全面的帮助系统，辅助用户学习系统的功能和实现方法。

　 性能指标要求 1. 数据精确性：按照不同类别和计量单位设定数据的小数位数；

　2. 容量要求：采用大型数据库系统，对数据库记录数的增长没有限制，并且保证大容量数据的可操作性； 3. 应用：具有可扩展性，能够适应指标的变动；系统稳定、可靠；操作简便、易用，用户经过简单的培训即可学会使用；有全面的帮助系统，辅助用户学习系统的功能和实现方法； 4. 查询结果输出：将查询结果输出到通用的办公文件格式。

　5. 人机界面：友好，输入输出方便；界面设计遵循人性化、简单、方便实用的原则。

　2.6 其他需求概述 2.6.1 用户使用建议系统的开发不仅要提供用户所需要的功能，而且要让用户操作方便，符合用户的业务习惯，满足用户方便、高效、安全的使用要求，具体主要体现在用户操作界面以人为本的设计等方面。在使用要求方面，至少应包括：

　 系统稳定、可靠和实用；  人机界面友好、操作方便灵活，使用风格接近终端操作系统视窗，符合office 软件用户习惯；  具有简单明确易于理解的操作提示；  功能菜单简明清晰，具有可设定的快捷键和右键菜单；  业务流程简单明了，流程设计可因需而变。

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　2.6.2 系统部署建议实行统一的系统管理和安全备份工作。所有软件系统部署时均要符合禹会区智慧社区对上线软件的要求。

　3 系统处理流程设计 3.1 业务流程设计 3.1.1 业务流程图

　上图描述了电子公文从形成、办理、归档、保管、利用或销毁的一般过程。

　3.1.2 流程中的关键节点电子公文的交换（收发文）、归档和移交三个节点，是电子公文文档一体化业务流程中的三个关键节点，涉及到不同的办公系统（OA）之间，办公系统和档案室档案管理系统之间，档案室档案管理系统和档案室档案管理系统之间的数据交换，直接影响电子公文全程管理的业务数据流的是否畅通。

　本标准规范了交换（收发文）、归档和移交三个节点的电子公文业务数据，保证电子公文文档一体化业务流程的数据顺畅。

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　3.1.3 业务流程中其他节点的一般要求电子公文文档一体化业务流程中的其他节点，也是电子公文管理的组成部分。各节点的全部实物处理活动和元数据、背景信息，如责任人、时间、结果等，都要完整和准确记录下来。

　电子公文形成单位应在电子公文处理系统中的设置符合安全要求的保存日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。

　3.2 数据流程设计图中的数据流程描述了电子公文从形成、办理、归档、保管、利用或销毁的一般过程。

　一般的数据流程图

　从用户角度出发的数据流程图

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　 3.2.1 电子公文交换业务数据内容电子公文交换业务数据内容，在发问和收文环节中，可采用如下结构中的任何一种进行数据传递：

　 完全符合国家标准的 XML 格式  版式公文+公文的描述信息  公文文头（图形格式）+公文内容（txt 格式）+公文的描述信息

　电子公文描述信息数据的格式规范 3.2.1.1在发文和收文环节中，电子公文的描述信息应符合下表的要求元素数据类型说明发文字号字符型（长度<=100）

　公文的发文字号，应严格按照国标规定的形式进行记录文件标题字符型（长度<=192）

　文件标题信息，应能准确反映公文内容文种字符型（长度<=10）

　党政机关或其他机关公文的种类名称主题词字符型（长度<=100）

　公文的主题词发文机关（责任者）

　字符型（长度<=100）

　公文制发机关的规范性全程。联合行文时，包括主办机关和协办单位主送机关字符型（长度<=100）

　公文的主送机关信息抄送机关字符型（长度<=100）

　公文的抄送机关信息签发人字符型（长度<=20）

　公文签发人签发时间字符型（长度<=20）

　公文签发时间公文密级字符型公文密级信息，公文的密级包括普通、绝密、机密紧急程度字符型公文的紧急程度信息，公文的紧急程度包括特急、加急、急件、平件

　电子公文交换系统详细设计 18

　保密期限字符型公文的保密期限信息附件名称字符型（长度<=260）

　公文附件的名称信息内容描述字符型（长度<=500）

　对公文内容的简要描述信息页数字符型公文页数控制标识字符型公文允许上因特网的控制标识

　电子公文描述信息元数据项目 XML 结构形式 3.2.1.2<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <主节点>

　<ROW 发文字号="津 X 发（2004）15 号" 文件标题="关于开张人员密集场所消防安全疏散通道安全出口专项治理的意见" 文种="意见" 主题词="

　电子公文交换系统详细设计 19

　公安消防安全治理意见" 发文机关（责任者）="禹会区 XX 局" 主送机关="" 抄送机关="" 签发人="张 XX" 签发时间="2004-6-16" 公文密级="内部" 紧急程度="" 保密期限="1 年" 附件名称="" 内容描述="" 页数="" 控制标识=""/>

　 </ROWDATA>

　</FIELDS>

　</主节点>

　 3.2.2 电子公文归档的业务数据规范

　电子公文在创建（形成）、办理之后，符合归档范围，应按本标准的要求收集相关的内容，形成电子公文及相应的元数据。

　所有数据应能脱离原系统运行、具有符合本规范数据结构和数据格式。

　电子公文归档数据格式 3.2.2.1对于各种不同类型的电子公文，其文件存储格式均应尽量采用通用格式(XML、TXT、CEB、PDF)，采用现阶段允许格式（DOC、WPS、RTF、SEP）要同时保存该格式的阅读器。如果采用不符合本规范要求的格式，收集时应进行转换，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

　电子公文归档数据项 3.2.2.2电子公文归档数据项应符合下表的要求。

　序号元数类型名称定义数据来源备份 1 标识信息电子文档号管理电子公文的一组符号代码用户必选 2 文件档号分配给每份文件的唯一识别编码系统/用户必选 3 分类号档案分类中的类目代号系统/用户必选 4 内容信文件标题指文件的主题内容和性系统/用户必选

　电子公文交换系统详细设计 20

　息质 5 文件编号文件的发文字号，指文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号系统/用户必选 6 文种指文件种类的名称系统/用户必选 7 主题词用以表达文件主题内容的规范化的词组系统/用户必选 8 内容描述内容摘要或文件描述（对文件内容的描述）

　系统/用户必选 9 附件名称指正文厚的附件材料的题名系统/用户必选 10 信景签发人文件签发人员姓名系统/用户必选 11 责任者指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人系统/用户必选 12 文件形成部门归档工作承担单位的全称系统/用户必选 13 文件形成时间指文件产生、签署和批准的时间系统/用户必选 14 密级记录文件保密程度等级系统/用户必选 15 保密期限记录文件的保密期限，是对文件秘密等级的时效说明系统/用户必选 16 归档时间记录文件归档的时间信息系统/用户必选 17 页数文件以件为单位编制的总页数系统/用户必选 18 控制标识指判定该份文件是否无需控制，可向社会公开提系统/用户必选

　电子公文交换系统详细设计 21

　供利用的符号代码 19 保管期限在采取处置行为之前，文件必须保存的时间期限系统/用户必选 20 接收单位接收文件的单位系统/用户必选 21 接收人对文件接收承担责任的人系统/用户必选 22 接收时间接收单位收到文件的时间系统/用户必选 23 语种记录文件内容所用的语言种类系统/用户必选 24 发文依据或相关文件对相关文件的参照系统/用户必选 25 存储位置电子公文存储的物理/逻辑位置系统/用户必选 26 硬件环境主机、网络服务器型号、制造厂商等系统/用户必选 27 软件环境文件创建时的软件环境情况如操作系统型号主版本等系统/用户必选 28 数据库系统处理文档所必须的数据库系统系统/用户必选 29 相关软件文件处理工具、浏览器、压缩或解密软件等系统/用户必选 30 原件描述信息数据类型关于文件数据的类别信息系统/用户必选 31 数据大小记录文件数据的字节数系统/用户必选 32 数据格式构成文件的数据的逻辑格式系统/用户必选

　电子公文交换系统详细设计 22

　33 文件存储名指电子公文存储在载体上的文件名用户可选

　电子公文元数据项目 XML 结构形式 3.2.2.3<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <主节点>

　 <FIELD FieldName="...

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