局域网上如何构建办公自动化系统

摘要：随着网络技术的发展和在各行各业的广泛应用，办公自动化系统在提高行政效率、节省行政成本和改善绩效等方面的重要而日益受到各个行业的重视。本文针对目前在理论上、实践上都缺乏对局域网中实施办公自动化系统的相关问题进行深入研究。在分析局域网中办公自动化作用的基础上，系统阐述了办公自动化在局域网局中运行的模式及特征，最终成功构建办公自动化系统。

关键词：局域网；构建；办公自动化；系统；实施

中图分类号：TN711 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 （2013） 03-0000-02

随着信息技术的发展和在各行各业的广泛应用，办公自动化已经成为一种潮流和趋势，许多单位、企业、院校为了节省行政成本和提高行政效率，纷纷选择在局务网内使用办公自动化系统，这里我主要是以院校为例来谈构建办公自动化系统。办公自动化，又称OA（Office Automation），它是将计算机网络技术应用到现代工作中的一种新型办公模式，是信息化社会的产物。院校在局域网内布局办公自动化系统，一方面方便了院校不同层级人员之间的信息共享，便于协同办公；另一方，也改变了传统办公的复杂与低效率的手工、文件化、纸质化工作模式。

1 局域网上的办公自动化系统在院校中的作用

院校局域网中的办公自动化系统是借助通信技术来实现不同层级的管理者与机器以及人与人之间的交流，它有利于帮助院校不同办公室、不同层级的人员处理日常业务，管理院校事务。

1.1 处理日常业务。对于任何一个组织而言都有非常多的日常业务需处理，如，公文发布，文件打印和传输，文件收发及登记等。传统的手工处理方式不但效率低下，而且信息容易延迟和滞后。即使是传统的单机系统由于不具备局域网信息通信能力，也无法快速有效的实现信息共享。而局域网的办公自动化刚好克服了这一局限性，它能使全网人员通过计算机局域网适时保持联系，随时处理日常业务。

1.2 管理院校事务。办公自动化系统除了能够处理日常业务外，还具有管理院校事务的功能，对院校的信息进行管理和加工，并有助于院校的管理人员对院校的日常事务进行控制。如，院校人员、学生情况分析，人事分析和统计，流程的控制等。

1.3 辅助科学决策。办公自动化的另一个重要功能是辅助行政管理人员进行科学决策，这也是办公自动化系统应用的高级和成熟阶段。实际上，对于院校的行政管理人员来讲，他们非常需要办公自动化系统对他们的决策提供支撑。

2 局域网上的办公自动化在院校中的工作模式

3 院校局域网上布局办公自动化系统的实施方法

院校局域网上布局办公自动化系统是一个系统工程，必须进行详细的规划，但首先要有一个明确的实施流程。下面以W学校构建局域网的办公自动化系统OA的实施为例来阐述具体的实施方法。

从图2可以看出，W学校实施局域网的办公自动化系统主要分为四个阶段，分别为描述院校现状、确定实施范围、准备初始数据和系统最终上线运行，具体论述如下：

3.1 第一阶段，现状描述。提取与分析W学校现有资料，具体工作内容包括对学校领导层进行访谈，了解学校的发展战略。发放调查问卷并分析学校现有业务及确定系统需求。对学校行政管理层、中层干部进行访谈，了解学校管理现状。根据学校的描述，对学校工作流程的进行描述和梳理，确定工作流程，对存在的问题进行分析，并提出改进方法。

3.2 第二阶段，实施范围。这一阶段的任务是为了确定办公自动化系统实施的范围。针对W学校而言，主要是在学校建立客户端，并与学校各个部门实施共享。根据第一阶段优化后的业务流程进一步明晰参与人员以及关键实施人员的岗位职责。然后将办公自动化的实施流程在系统中进行模拟，如果能顺利实现学校的要求，就以文档的形式让学校管理者任签字确认；如果未能达到预先的要求，则需要进一步分析原因。通过与学校领导沟通以及合同的要求，本次的信息化建设的实施范围为学校本部以及分布在全省9个地市的工作站、授权点、实验室等的办公自动化系统的布局。

3.4 第四阶段，上线运行。经过系统的试运行和并行运行后发现不存在问题，这时就可以停止以前的办公自动化系统，然后完全转入到新安装的系统中来。但在这个过程中需要对全体教职员工进行充分培训，让全体教职员工转变还停留在旧系统的工作观念。另外，由于实施新系统可能需要全体教职员工转变工作方式和工作内容，导致一些全体教职员工一时无法适应，因此需要不断对全体教职员工进行内部培训，并以制度的形式固化新系统的使用方式。最后，任何一个系统在开始的运行阶段都存在这样或那样的问题，这就需要学校针对运行过程中出现的问题，不断的总结经验，并持续改进。最后经过三个月的调试，发现新系统已经基本没有问题，于是建议学校直接过渡到信统中来，至此本项目实施成功。

参考文献：

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[作者简介]支易（1986.2-），女，中共正式党员，大学学历，助理讲师。2009年1月参加工作，现担任学校计算机相关学科的教学工作，参与学校校本教材的编写工作。曾多次在国家级、省级刊物上发表多篇教育教学论文，还被学校评为先进教育工作者和优秀共产党员。

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