新战略下军工企业涉外档案管理中问题与对策

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　新战略下军工企业涉外档案管理中的问题与对策

　摘要：本文从军工企业涉外档案管理的实践经验出发，总结了军工企业涉外档案管理存在的困难和问题，并结合工作实际，从四个方面提出了优化军工企业涉外档案管理的策略。目前，军工企业的涉外业务与日俱增，对涉外档案工作的要求也随之提高。本文对涉外档案工作的研究和实践具有现实意义。

　关键词：军工企业；涉外档案；档案管理；困难与问题；策略与实践 从党的“十四大”提出把“走出去”作为国家策略，再到“一带一路”战略，其中对外发展是军工企业国际化的最佳出路。在“走出去”和“一带一路”政策的指导下，军工企业作为央企的重要成员，也在加大对外合作，寻求更大的发展空间。毫无疑问，随着涉外业务的逐年扩大，涉外档案在军工企业中的发展也受到了足够的重视。其中存在的问题也值得深思并采取对策。

　一、军工企业涉外档案的概念和内容 （1）军工企业涉外档案的概念。从广义上讲，是指军工企业在涉外业务和活动中产生、传递、留存并可供查阅的文件材料以及其他值得收集的部分。具体而言，是指军工企业在海外项目、国际会议、国际展览、国（境）外合作中直接形成的文字、图片、音像资料。它是企业科研、国际交流、参展参研、对外军事贸易、海外援建等活动的数据库和客观真实的反映。在此背景下，军工企业涉外档案的高效管理和有效利用显得更为重要。

　（2）军工企业涉外档案的内容。军工企业涉外档案主要包括：①出访团组申请表、团员名单、护照信息、日程安排、影像资料等。②国际学术会议交流、宣传的文件和保密审批表。③国际合作任务审批表、跨团审批表、海外邀请函等。④由外国专家局审批的公职人员出国留学形成的论文、项目成果等。

　二、军工企业涉外档案的特点 （1）体量大。根据工作实际分析，一个涉外项目产生的文书档案往往可以达到数万卷，而军工单位开展海外业务的国家往往经济水平较差，基础设施不发达，缺乏电子化基础条件。

　（2）复杂性。除海外项目外，骨干军工企业参观学习、国际学术会议、国防展览的机会和数量逐渐增多，涉外档案的来源也越来越复杂。

　三、军工企业涉外档案管理中的不足之处 （1）涉外活动中的档案资源管理的认识不足。经过多年的涉外管理，我们可以看到，许多涉外档案在查询和利用时，有明显的被动归档或补充归档的痕迹。①涉外管理人员的归档意识不强，不能充分认识到档案的重要性。大部分档案只收集不整理，归档不完整，不能满足档案管理的基本要求。②部分涉外管理人员外语能力不强，对外文资料不熟悉，对其保存价值有一定认识。

　（2）涉外档案缺乏有效的管理方式。通过调研发现，许多军工企业的涉外档案存在管理方式单一的现象，不能实现对涉外档案资源多元化的建设和布局要求。涉外和党内数据信息统计缺乏针对性，影响档案信息管理的部门不能起到发挥档案资源管理的作用，影响档案的利用价值。

　（3）涉外档案管理工作缺乏协调。在涉外档案管理中，各部门之间缺乏协调。①在档案集中管理的要求下，涉外档案由涉外部门统一管理。在建立预归档后，就移交给档案部门。在各单位的工作过程中，会出现各类档案资源管理不协调的情况。相关部门以为涉外档案资源管理和本职工作关系不大，应该是涉外部门的事，认知的偏差导致了涉外档案资源管理难度的增加。②涉外管理人员对相关档案部门的工作了解不够深刻，对涉外档案资源的实施效果造成了不良的影响。

　 （4）涉外档案的复查时效性较差。涉外档案作为军工企业对外工作的重要参考，对企业发展有着举足轻重的作用。根据涉外档案类别的不同，有时还会出现文件复审、更新、传输等问题。为了提升外事档案管理工作效率，需要管理人员加强对外事档案信息平台的建设，借助信息技术的优势，打造线上线下科学化档案管理平台，有效地提升管理人员的工作质量。

　四、军工企业涉外档案管理的对策 （一）管理层的重视是成功实践的基础 企业管理层对档案管理的重视是档案工作成功的基础。这句话并不新鲜，是重中之重。十年前，我所在的军工企业的涉外档案工作还处于空白期。企业管理层对涉外业务的指导意见是先加强保密工作，完成任務，没有提到涉外档案，这对当时的涉外档案管理是一个前所未有的挑战。经过几年的努力，在上级领导和管理层的重视下，笔者所在的企业部署了涉外管理制度，每年进行涉外培训，制定了指导涉外档案工作开展的规章制度，经过多年的管理实践，取得了一定的成效。

　（二）编制和修订顶层文件，指导涉外档案管理工作 结合军工企业涉外档案管理的现状，为实现涉外档案管理的有效性、查询性和利用性，应制定和完善涉外档案资源管理标准。①通过编制和修订顶层文件，明确体系内涉外档案的管理内容，在措施上制定或修订涉外档案管理的相关规定，确保涉外档案管理的规范性。②明确档案管理职责，确保各节点的顺利交接。明确各节点的档案信息收集目录，充分保证其完整性。③根据企业的特点，增加新的预归档类别。

　（三）创新信息管理手段，确保涉外档案信息化程度 现阶段，大部分军工企业都部署了内部涉外管理制度，使审批流程可视化。但在大部分涉外档案管理中，仍采用传统的信息录入方式，这将导致档案信息管理效率不高、人工投入大等问题。据调查，大部分军工企业没有设置涉外档案管理的专职岗位。往往由涉外部门的相关人员兼职，不能投入过多精力。因此，要想实现涉外档案管理的有效性，就要创新信用手段，保证涉外档案的信息化程度。面对各系统产生的档案来源，要认真研究和设计，确保对接顺畅，减少冗余工作。

　（四）积极开展培训，推进系统闭环进程 信息化背景下，涉外档案信息管理人员处于整个档案管理工作的核心地位，其个人素质关系到整个档案管理工作是否顺利进行。为了加快数字化档案管理建设，涉外档案管理人员也要不断提升个人综合能力，提升职业素养。目前来看，涉外档案种类繁多，文件冗杂，工作内容也愈发复杂，在此过程中强化人才培训工作尤为重要。首先，军工企业要宣传涉外档案管理工作的重要性，使相关工作人员从思想重视该工作，进而打造良好的工作环境，加快涉外档案管理信息化建设的步伐。其次，管理人员还可以借助网络平台，与专业档案管理人员在线进行交流学习，提升管理能力，使其与最新技术接轨，有效地提高人才的适应性。再次，企业内部可以定期开展学习交流会，相互交流管理经验，以社会发展趋势为参考，调整日后方向，促进管理技术的有机融合，进一步推动军工企业涉外档案管理工作。同时，在涉外档案载体日益复杂、形式多元化的情况下，为提高档案收集和管理的有效性，应开展有针对性的档案管理和档案信息化系统培训，以提高涉外档案管理人员的意识和信息化程度，有效促进系统流程的闭环。

　五、总结 综上所述，为了提高现阶段军工企业涉外档案资源管理的工作质量，应建立健全涉外档案管理制度或将涉外档案作为重点并纳入涉外管理办法，结合军工企业工作实际，进行涉外档案管理办法的完善，及时认识到现阶段中存在的问题，积极创新信息化手段、开展涉外档案培训，进一步取得领导重视并继续开展工作，促进涉外档案工作的实践及创新。在多年的涉外业务管理中，涉外档案工作每上个台阶都与信息技术的发展有着密切关系。档案工作从纸质向电子转变是趋势，如何利用信息化手段保障电子档案真实性唯一性，也是将来涉外档案管理一个重要课题。

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