北大方正--公文档案一体化解决方案

　北大方正--公文档案一体化解决方案

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　 背景 随着信息化建设迅猛发展，我国电子政务的进程势不可挡，依靠网络信息技术对公文进行高效有序的电子化处理，是当今电子政务建设的重要组成部分。实际应用中，各级机关单位”办公”的一个重要内容就是日常的收文、办文和发文，公文的处理是政府机关处理公务和行政管理的重要工具。因此人们越来越意识实现公文的自动化处理，提高政府办公效率和领导决策能力的必要性，并如火如荼的实践着。但是作为公文处理的另一环节——档案管理，却面临着如何与时俱进的问题。其实，文、档（文书，档案）有着首尾、因果关系，并贯穿于政务机关工作始终的业务，方正电子公文文档一体化解决方案则快速有效便捷统一的实现了上述的现实问题，并有着深远的社会意义。

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　 特色与优势 当今公文应用系统和档案管理系统都比较成熟。单就公文档案系统而言，国内外流行很多平台级的技术产品，这些平台厂商在平台基础上拥有非常成熟的 OA 产品，此类产品功能齐全，提供许多现成的函数、模板等，便于开发商完成用户的公文需求；北大方正技术研究院却在自己技术底层的支持下，开发出独具特色的自有产品，产品具有以下特点：系统不是很庞大，通用性较强，大部分都是国际通用的标准，并且符合目前公文处理系统的技术潮流，如：工作流技术、内容管理技术、安全文档技术等。而目前市场上的软件厂商提供的档案管理系统则都是采用关系型数据库实现的一些目录级管理的产品，与公文系统没有什么关系，有着自己的著录规则和数据录入方式，虽然许多厂商提到自己的 OA 产品或者档案产品可以实现文档一体化，但真正实现的却很少，而北大方正技术研究院却凭借其先进的技术实力实现了公文档案一体化，文档一体化管理将其 OA 产品与档案产品的进行了结合，填补了当今市场需求的不足。

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　 产品特点 北大方正技术研究院的公文档一体化解决方案是从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。其中包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化、文档规范一体化。涉及的北大方正技术研究院的产品主要有方正政通办公自动化软件、方正博通档案处室归档管理软件、数字化档案馆软件、现行文件中心管理软件、文档查询检索中心以及数字化采集工具等具有独立自主知识产权的产品。

　总体架构图

　 方正政通 OA 的公文流转系统主要进行公文流转处理，记录了文书处理过程中文件信息的流动和处理状况。

　 方正博通档案处室版进行公文信息向档案信息的转化过程，它是公文系统和档案管理系统的衔接部分，控制着公文数据向档案数据的转化过程。转化的条件可由该子系统自动控制，但公文数据格式标准与档案数据格式标准是统一的。在方正博通档案处室版中进行的案卷定义和归卷工作为档案管理系统提供了操作对象和数据内容，并可以进行自动组卷和手工组卷。

　 方正博通档案馆版主要是绩效档案信息的管理活动，如：档案补录、档案检索、档案借阅、档案销毁、档案统计、档案编研、档案发布等功能。

　 该系统还提供各种数字化工具，并提供补录功能，实现对纸制公文等其他形式文档的上载、

　管理和利用。其中涉及的北大方正技术研究院的产品主要包括：方正博思文字采集转换工具、图片采集转换工具、思影—视音频上载工具、网络雷达及网站抓取转换工具以及数据库导入工具等。另外，该系统还可以与方正 CE 安全文档产品结合，实现文档的电子签章管理；浏览、打印、拷贝限制等安全文档功能。

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　 意义 现实工作中，在 OA 系统中流转的电子公文属性，比如：标题、文号、批示内容、日期等本身就是档案著录信息的重要组成部分，而如果没有一体化管理，这些信息就要在档案系统中重新录入或者重新导入，不仅加大相关人员的工作量，而且也难免会造成数据的错误。许多政府的公文收发部门本身是公文交换的枢纽而又是立档单位，而如果进行文档一体化的管理可以大大提高政府文档部门的工作效率。由此，北大方正技术研究院采用统一、规范的技术标准而推出的公文档一体化解决方案顺应了信息建设的发展趋势，并且满足了电子政务具体工作的实际需求。

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