办公室会务精要附会前会中会后需注意问题清单&办公室工作要处理好三个辩证关系
办公室会务精要
（附：会前、会中、会后需注意问题清单）
——以政府常务会议为例
政府常务会议是政府最高行政决策性会议。会务工作的水平直接影响到政府决策及其落实的质量。通过多年实践我们体会到，要提高政府常务会议的办会质量，必须着重抓好三个环节。
一、把握三要点，谱好会前“曲” 会前准备工作是否充分，是决定会议是否成功的关键环节。因此，为了确保会前准备工作严谨周全，超前主动，不出纰漏，必须牢牢把握三个要点。
（一）制定方案，要周密详细。会前准备工作主要涉及到收集议题、领导会签、议题把关、会议通知、收集参会名单、制定议程、材料准备等多项工作，每一项任务、每一个细小的环节、每一项具体工作都严谨细致。会议方案主要内容包括会议名称、时间、地点、主持、出席、列席、请假、议题（名称、汇报人、汇报时间）、固定列席单位及人员、议题列席单位及人员等。在编排议程时，主要是根据议题内容、性质、急缓程度等因素安排议题讨论顺序。
（二）分工落实，要准确高效。会议筹备环节繁多，工作琐碎，需要会务人员认真负责，扎实细致，责任到人，避免没有头绪、工作混乱。会务人员在会前要安排专人负责拟写拟定
审议提纲、下发会议通知、催促材料印制等工作，特别是要准确收集参会人员情况，及时做好相应准备。认真做好会场布置工作，提前组织好设备维护人员和茶水服务人员，保证会议期间及时到位。在会议召开前，提前半天通知会议中心管理员调试灯光、音响、空调、麦克风、投影等仪器设备，提前通知服务员准备好茶水，仔细检查会议室桌椅，以免临时出现差错。
（三）会前检查，要严格细致。会议筹备必须环环相扣，反复检査，不得有任何失误或疏漏。会务人员要在会前对各个环节做全面检查，及时发现并解决问题，做到防患于未然。在会前 1 小时，重点检查领导材料、座牌顺序、会场卫生、空调音响、时钟调校等细节。会议材料要按照会议议题单、汇报材料的顺序摆放，在桌面上摆放位置要统一、规范、对齐。会场布置注意检查主持人面对投影幕布而坐，汇报人正对主持人而坐，其他单位按先左后右依次安排座位。
需要注意的几个问题 1.会前协商是否充分。特别注意议题涉及相关部门、单位的内容是否会商并形成一致意见，上会依据、利弊分析、效果预期、措施建议是否充分合理，解决方案是否符合有关政策、法规，有无漏商情况。所以一定要把好关口，不该上的坚决不上，不成熟的一律不上，避免非特殊紧急事项临时动议上会，造成分歧意见大、议而不决的情况，甚至造成较高的决策风险。在日常工作中，这个会前协商环节很重要但又最容易被忽视，会前议题不成熟、协商不到位甚至临时动议的情况时有发生，直接影响到议题能否顺利过会。
2.审批单填写是否规范。议题审批单是确定上会事项在正式上会前的再审流程单，包括审议的主要事项、会前协商的主要过程，以及从申报部门到办公室再到区政府领导的审批流程，其目的是确保议题绝对成熟、协商绝对充分、审核绝对到位。但在实际工作中，往往未引起足够重视，简单签字画押，造成遗漏和疏忽。另外还要特别注意议题单上议题名称与汇报材料标题不一致，填写的列席人员不准确或有遗漏等情况，避免会上领导点到的列席单位不在会场。
3.材料把关是否认真。汇报材料是指对会议文件内容的浓缩和必要的补充说明，一般是由议题申报单位起草送审和印制。因此，办公室经办人员在审核把关时往往容易忽略，造成上会材料格式不规范、文字不流畅，表述不准确，有错字、漏字、错页等现象，经办人员需对各上会议题材料认真把关，仔细校对，确保上会的材料格式规范、表述准确、简明扼要。
二、搞好三服务，唱好会中“戏” 会中是从参会人员入场至会议结束的时间阶段。这一段作为会务服务的重头戏，从地点上分为场前、场内、场后服务三个部分。
（一）超前主动，做好场前服务。场前服务主要包括会议签到、会议接待、引导入座、核对与会人员、提醒人员参会、会议材料分发等工作。会务人员要专人负责招呼参会人员在侯会室休息等候，及时引导议题列席人员入场就座，随时统计到场人员人数以备领导查询，提前 15 分钟提醒未到场人员参会。根据议题顺序，通知参会人员依次汇报或列席，注意分发列席
人员会议材料。
（二）严谨细致，搞好场内服务 1.做好会议记录。会议记录是对会议内容最直接、最初始的反映。它的内容比较口语化，强调的是原汁原味、真实客观，但却是字字千钧，是会议重要成果之一，是具有法律效力的文本。因此，要安排专人负责会议记录，书面记录力求确保内容完整、逻辑严密、笔迹清晰、整体美观、有据可查，主要观点和内容不错记、漏记。
2.谨慎会议报道。会议召开时，要根据会议审议情况，把握好哪些议题需要作为重点报道，哪些议题不作报道或简略报道，由会务人员提前与有关新闻单位沟通，注意结合会议性质，通过电视、报纸等形式对会议内容进行选择性的宣传报道。
3.维持会场秩序。会场内，注意提醒与会人员遵守会场纪律，不得在会场上使用通信工具和录音录像设备，不得随意走动或出入会场。妥善处理提醒参会领导发言未开启麦克风、汇报人超出汇报时间、灯光音响设备故障排除等情况。
（三）密切协作，抓好场后服务。场后服务主要包括场外安全保卫、有效处理其他突发情况等工作。会议进行中，注意防止与会议无关的人员进入会场，或在会场附近逗留、喧哗，确需向参会领导报送紧急文件或会议材料的，应通过会务人员传送。如发生混乱等意外情况，要及时制止和调停。遇到其他突发事件，应灵活应对，及时请示。
需要注意的几个问题 1.注重会议的严肃性。会务人员应精心策划、认真组织议
题汇报顺序。提前检查第一议题出列席人员到会情况，促请参会领导和相关人员进入会场，特别注意参会人员变更情况和因故不能及时参会的情况，并将有关情况汇总后及时报告会议主持人。
2.注重会议的紧凑性。在议题转换时，会务人员要及时清场，并通知侯会人员迅速、安静地进入会议室，发放有关会议材料，保证会议组织的连贯性、紧凑性，同时提醒与会人员遵守 会 议 纪 律 ， 关 闭 通 讯 工具。
3.注重会议的时效性。提醒汇报人提前做好汇报准备，按议题汇报材料作简要汇报。汇报发言要开门见山，言简意赅，汇报时间原则上控制在 10 分钟内，议题内容较复杂的不超过 15分钟。会议讨论期间，与会人员发表意见时，应把握重点，简明扼要。特别要提醒出席会议的区领导发言时使用话筒。
三、坚持三件事，弹好会后“琴” 会后工作是保证会议达到预期目的的重要一环，也是最容易让人松懈、容易失误的一环。一次成功的会议，不仅要求有充分的会前准备，周到的会中服务，而且要求有高质量的会后工作，三者缺一不可。会后工作，主要是抓好三件事：
（一）善始善终，做好会后工作。会后工作主要有回收会议资料、整理会议记录、起草会议纪要、报常委会议题、审核新闻稿件、会议材料归档等。对会议的记录、整理、新闻发布工作，每次明确专人负责，做好全程记录，并及时整理完善相
关内容。
（二）查漏补缺，及时会后总结。会议结束后及时召开会务经验总结会，由办公室分管副主任主持，召集会务工作人员交流情况，认真总结，找出问题，立即整改，防止同样的错误重复发生。
（三）力求实效，抓好会后督查。会后督促检查工作，是狠抓工作落实、确保政令畅通的重要途径。会议结束后，由区政府督查室根据会议决定事项及时分解立项，明确责任单位，搞好情况跟踪，加强督查催办，确保会议有始有终，推动决策落实。
需要注意的几个问题 1.重视资料会后回收。会议结束后要注意及时清理和收拾会场，仔细整理会议文件和贵重物料。要安排工作人员对会议资料立即回收，需要销毁应立即销毁。会议所用办公用品尽可能不浪费，回收下次再用。
2.重视领导审批制度。对会议文件、会议纪要、会议新闻等材料的印发工作，要坚持领导审批制度，确保内容达到纪实、扼要、符合行文程序，无负面效应。会议纪要原则上在会议当天完成初稿，经办公室分管副主任、主任和常务副区长审核后，送区长签发。涉及法律法规事项的还应送区政府法制办主任核稿。
3.重视材料立卷归档。会务人员要在会后及时整理材料并全面归档。归档材料主要包括部门请示文件、议题审批单、议题单、汇报材料、会议纪要、会议记录等。对会上明确提出有
修改要求的议题，责任单位必须按要求修改完善补齐后，再送区政府办公室存档。会议原始记录原则上不对外借阅，确需查阅会议记录的，需经办公室主任同意。
办公室工作要处理好三个辩证关系
办公厅（室）工作有其自身的规律性。从事办公厅（室）工作时常会面临一些看似矛盾实则辩证统一的关系。以下三个方面的辩证关系，是工作中经常碰到的事情，总结、处理得好，会极大地提高“三服务”工作水平，反之则相反。
一、胸有成竹与胸无成竹
胸有成竹源于苏东坡“画竹必先得成竹于胸中”的论断。这是说动笔之前一定要酝酿成熟，先有一个生动具体的竹子形象在胸，凝神提笔，画出来的竹子才真切生动。“胸无成竹 ”出自画家郑板桥之口：“文与可画竹，胸有成竹，郑板桥画竹，胸无成竹。浓淡疏密，短长肥瘦，随手写去，自尔成局，其神理具足也。”这是说画竹之前已有一个明确的意图，至于如何实现这个意图，手中之竹多大程度上反映胸中之竹，还要依据落笔时情绪、意趣与灵感的运用。
办公厅（室）工作要做到胸有成竹与胸无成竹的辩证统一。无论是办事办会还是重宾接待，都要在事前制订出详细周全的方案，并力图使工作朝着预期安排的方向发展；详细周全的方案可以把“意料之外”不可控因素转化成“意 料之中”的可控因素，变被动为主动，化不利为有利。这是讲“胸有成竹”。
但事情总是千变万化的，对于突发事件，又要有处变不惊的定力和随机应变的能力，做到灵活迅速处理，这就是“胸无成竹”。具体到文稿起草来说，在构思提纲时要胸有成竹，资料尽量全面，思考尽量周密，腹稿尽量成熟。但在写作过程中，则要胸无成竹，在不偏离主题的情况下一气呵成，不一味追求一字一句与预想没有偏差， 这样有利于突破既定的框架和束缚，迸发出思想的火花，产生好词好句。美学大家朱光潜将“胸有成竹 ”和 “胸无成竹”相结合的写作方法，称为“全用腹稿和全不用腹稿的两极端的一种折中方法”，并在自己的创作实践中充分运用，写出了许多优美篇章。
二、扬长避短与“扬短避长”
日本有一家生产圆珠笔的企业，其产品投放市场后，经常是圆珠笔芯中的油墨没使用完笔芯上的圆珠就坏了。为此，厂家不惜重金请来许多专家对笔芯上的圆珠进行攻关，虽做了很多努力但效果都不理想。于是，厂家的圆珠笔生产陷入困境。后来，该厂的一名普通操作工用一个极为简单的方法轻而易举地解决了这个难题———他只是将笔杆截去一段，这样笔芯上的圆珠报废时，油墨也正好使用完了。这个工人的可贵之处在于逆向思维，当专家把精力集中在扬长避短上时，他反其道而行之———扬短避长。
扬长避短是我们在工作、生活中经常使用的处理事情、解决问题的一种方法，且能取得不错的效果。办公厅（室）工作的特点，要求我们不仅扬长避短，还要“扬短避长”。
“扬短避长”实际上是一种逆向思维、发散思维、创新思
维，常能在“山穷水复疑无路”的时候给人“柳暗花明又一村”的惊喜。在为领导出谋划策提供参谋服务时，要多些“扬短避长”， 这样一方面可以打开思路，出新招、出妙招、出能够解决疑难问题的实招；一方面可以倒逼我们充分考虑建议的不足、薄弱和不完美之处，使建议更严谨周密、指导性操作性更强，有效避免领导决策失误。在提高自身服务水平上， 也要切实做到“扬 短避长”。办公厅（室）工作无小事。任何大事，发挥长处把事情做好了就是小事；任何 小事，若因自己的短处没有及时弥补把事情办砸了就成了大事。办公厅（室）工作要求秘书人员成为“杂家”和“多面 手”，既能起草文稿又能联系协调，既能办文办会又能搞好重宾接待。所以，要踏踏实实地弥补短处、改进不足，使短板变长，以胜任更多的工作，满足办公厅（室）工作多方面的要求。
三、“1+1 ＞2”与“2－1＞2”
“1+1＞2”的道理大家都懂，它强调的是整体意识、合作意识、团队精神和奉献精神。只要团队中的成员具有全局观念，能够做到步调一致、令行禁止，在技术、能力上实现互补；只要大家有一个共同的目标， 心往一处想，劲往一处使；只要团队的领导能够集思广益，虚心听取不同意见，并充分发挥团队中每个人的智 慧和所长，就能产生 1+1＞2 的结果。殊不知，“2－1”有时也会大于 2，这种结果同样是做好办公厅 （室）工作所需要 的。
1840 年，世界上最早的邮票“黑便士”英国诞生。邮票原定于 1840 年 5 月 6 日发行，结果由于组织工作的疏忽，有的城
市提前发售了。不过提前发售的邮票并不多，流传后世的更加稀少，据说全世界现在只剩下 2 枚，因而被收藏界视为珍宝。在后来美国举行的一次拍卖会上，这 2 枚邮票被一名投机商以每枚 200 万美元的天价拍得，他随后做了一件令人目瞪口呆的事——掏出打火机，毫不犹豫地烧掉了其中 1 枚。顷刻间，全场一片哗然。这位投机商高声喊道：“在座的各位都是见证人，黑便士全世界只剩一枚了，可谓绝世无双，欲购从速。”没过多久，这枚黑便士便以 500 万美元的价格被一名富商买走。这位投机商轻轻松松就赚了 100 万美元。
如果说“1+1＞2”是一种智慧，那么“2－1＞2”则是一种更高的智慧。“2－1＞2”实际上也说明了合理分工、理顺体制的重要性。我们在工作中可能都碰到过两个和尚没水吃的情况，也可能因管理层级太多而空耗精力，办事拖沓。办公厅（室）工作要宜合则合、宜分则分，因事定人定责，赋予个人一定的自主权，充分调动每个人的积极性。分工有时 候比合作更重要，恰当地分工可以减少多人合作的掣肘之累、拖沓之烦，从而极大地提高工作效率。另外，现在办公厅（室）普遍存在一个问题：那就是一方面人少事多、人手紧缺，一方面多头管理、层层把关。一个部门不仅有分管领导，还有协管领导。这样的体制下，即使领导意见完全一致，也会影响办事效率；更多情况是领导意见不完全一致，不仅影响了办事效率，还增加了行政成 本。所以，办公厅（室）一定要理顺管理体制，减少管理层级，优化办事程序。