血站库存物资管理的信息化探讨
[摘要] 随着网络和信息科技的迅猛发展，采用先进的自动化、网络化库存物资管理体系，在血站的后勤建设中起着至关重要的作用。本文从保证采供血质量起着关键作用的物资的采购和管理出发，对血站库存物资管理的弊端做了详细的分析，同时对库存物资从编码体系、供应商目录到采购的事前控制、库存的及时供应、库存的动态分析等动态管理进行了详细阐述。
[关键词] 血站；库存物资管理；信息化
[中图分类号] R197.6 [文献标识码] B [文章编号] 2095-0616（2014）03-170-03
“工欲善其事，必先利其器”，对于血站而言 ，库存物资是血站为保证采供血、各项科研、教学服务等各项工作正常运转而储存的卫生材料、采血耗材、检测试剂、药品、低值易耗品，献血员纪念品、其他材料等消耗性流动资产。是保证血站各项工作正常的基础与关键因素之一，血站库存物资管理水平直接影响着血液的质量和采供血的安全[1-2]。通过现代信息技术，对库存物资管理进行实时动态监控，是降低血站运营成本，提高物资管理的科学性和合理性的有效手段之一。
1 传统库存物资管理的弊端
由于血液行业的特殊性，血站在日常运营的过程中通常需要消耗大量的库存物资。库存物资品种繁多，尤其是检测试剂、采血耗材等关键物料按有效期实行批次管理[3]。传统的管理方法、手段、模式等存在一系列问题，如人工管理，工作量大，字迹不清，容易出错，效率低下；采购、库存和供应商管理相脱节，数据不能实时共享，无法对关键环节实施有效的控制与全程管理，特别对审批状态、执行过程无法控制。在标准化、规范化、精细化管理方面与血站的管理需求不相适应。特别是随着医疗体制改革的不断深入，如何创新库存物资管理新模式，从物资采购、库存、合同、供应商到每台采血车的及时供应等关键环节实施有效的控制与全程管理等成为新的课题[4]。
2 库存物资管理信息化的应用
通过信息化管理平台，可有效摒弃过去物资管理自成体系、互不相识、互不兼容的管理模式，对血站各类库存物资从采购申请、审批、采购合同、采购过程管理、采购人员对供应商的选择、验收入库、出库使用到最后的发票结算等进行全过程监控管理。信息化平台的建立，即节约了工作人员的时间，又可以根据需求定采购，根据库存下订单，节约了开支，保障了库存的合理性。并且每个节点的职责明晰，运转高效，能够有效地跟踪、审核、控制，杜绝手工人为违规操作，加强了对采购、出库、发放、合同、结算等关键环节监督的效能，形成全面地覆盖血站物资供应业务链的管理系统，为血站物资供应工作提供有力的支撑平台[5]。
2.1 有效的供应商管理
2.1.1 建立供应商目录 根据供应商的资质、产品、质量、交货期、合同条款等内容，对每种物料对应3～5家供应商的原则建立起供应商目录，在此基础上，从中确定1～2家为主供应商。尽可能消除高成本的合同外采购，从最具信誉供应商订货，以保证物资的质量[6]。
2.1.2 对供应商动态全面分析和掌控 信息系统可记录供应商的各种情况，包括基本信息，供应商和物资的对应关系，供应商历史交易情况、询价记录、订单执行情况、供应商编码、名称、法人、联系方式等信息。系统可实现供应商分析，每件物资的采购、库存、质量都置于公开化、透明化状态，并可随时对每家供应商的交易进行分析，在保证质量的前提下保证了采供血的质量[7]。
2.1.3 供应商的评审 供应商档案由专人负责管理，并定期进行评估。供应商的考核须由使用部门、采购部门、业务部门、纪检部门和财务部门联合进行。通过相关信息的及时反馈和调整，保证产品和服务的质量，提高效率，以最大程度地保障采供血工作的安全运行与血液质量[8]。
2.2 物资的采购管理
2.2.1 流程驱动，规范管理 对采购申请审批、采购询价、采购入库验收、采购退货与货款结付等流程均按最佳业务模式加以优化，形成高效、规范的业务流程，通过流程管理，来规范需求采购计划的审批、采购计划的分配、采购单的审核及执行等，使流程中的各项程序都做到了环环相扣，实现了流程管事[10]。
2.2.2 灵活询价，优化采购 以网上采购为主，订单、合同、招投标为辅的多种采购方式，向供应商进行询价、比价、定价的操作，替代传统的线下询价过程，公开而灵活[11]。按照货比三家的原则，系统自动选择最低的有效报价，生成采购订单。对于采购中重要的一环合同管理，可以设定付款周期，使得订单、一揽子合同的管理更加规范、透明、方便和快捷。
2.2.3 最佳定额，有效储备 通过设定每种物资的最低库存、安全库存、订购点等参数，库房管理部门可以通过重订购来维护库存最佳定额，优先选择合格的供应商来进行采购活动。这样，可以从根本上提高所采购物资的合格率。
2.3 物资的库存管理
2.3.1 建立血站物资编码体系 对血站库存物资重新分类，重新编码，建立物品字典，统一物品名称、规格型号、产品价格、包装规格等，详细记录物资本身的技术参数，如采血袋的商标、产品型号、卫生许可证号、生产日期、灭菌方法、有效期、批次号、出厂日期等。物资编码是每条物资唯一的“身份证”，是系统运行使用的基础，物资编码使系统中的物资信息为采购、供应、库存、财务中物资管理协同工作提供共享的基础数据，对每一物资建立详细的技术参数有助于保证血液质量和安全性。
2.3.2 物资的库存控制 根据采血科室实际使用情况对每种物资设置安全库存，通过对库存的优化和合理计划，建立符合采供血要求的合理库存水平，设定上下限报警值，并以此为依据进行积压和临缺报警提示，再结合科室领物单，自动生成采购计划，如每台采血车所需用的采血袋、检测试剂、一次性注射器、消毒剂的用量有多大，不同地点每台采血车甚至每一天的需要量都是不同的。因此需要做出每台车每天的物资需求计划，并根据其实时消耗情况加以反馈和分析，得到每台车在不同时限内的最佳物资需求，汇总后制订相应的采购计划。以在适当的时间、适当的地点保证适当的库存[12]。
2.3.3 物资的及时供应 通过安全库存、再订购点、ABC分类法、采购提前期、资源共享、台车物资消耗分析、台车物资需求计划、建立突发公共事件应急预案等多种方法来保证物资的及时供应[13]。如采血所需的采血袋、检测试剂等物资，应保证在有限期内使用，对每辆采血车采取物资库存定额管理，首先须确定好采血车上物资储备定额，通过信息系统对物资的使用情况实行库存控制管理，实时反映每一辆采血车的物资消耗，当物资的实时库存低于安全库存时，信息系统后端会将数据自动传输到采购部门的库房管理员，库房配送部门根据每辆车的定额，自动生成补充清单，实行合理的配送方式，及时地将物资配送到采血车，也避免了人为的差错和浪费。在突发事件时为保证采供血工作的顺利进行应迅速启动应急采购流程，保障采供血物资的正常供应。
2.3.4 物资的盘点及库存查询分析 通过系统可实现物资定期或不定期盘点。盘点可分为全面盘点、单项产品盘点、单项库位盘点、随机抽查盘点、按照ABC管理盘点、日常盘点、自定义盘点等，可进行盘点差异处理。系统可进行灵活的库存查询分析，可随时查看当前库存物资数量、仓库货位、物资积压、物资短缺、出入库等情况，可及时掌握库存状况。
综上所述，血站证面临重大难题，规范化、高效率、少空间、低成本的物资保存和管理，是血站现有的重大问题，这需要有一个完善的保存管理系统才能把大量血浆标本相关信息登记保存和管理好。库存物资管理不但涉及到物资本身，还与基础数据管理、供应商管理、采购管理、库存管理、合同管理、工作管理、人员管理、知识管理、标准化体系等相互关联、相互影响。随着计算机网路技术的发展，血站库存物资管理工作也进入了网络化信息管理时代。从库存物资管理发展的趋势来看，利用信息化手段，建立起信息化的基础管理平台、标准化推进平台、物资供应平台、人员管控与绩效考核评估平台、工作管理平台、成本控制平台将是血站库存物资管理的发展方向。
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（收稿日期：2013-12-15）