信息项目资料整理
信息项目资料整理 一.
LQ 公司简介 山东济南 LQ 医学科技公司系日本东亚医用电子株式会社的中国总代理，主要代理日本东亚医用电子株式会社生产的全自动血液分析装置（系列产品）。该产品又俗称血球分析计。
LQ 公司的总部设在山东济南，在北京设有最大的销售公司。
LQ 公司作为日方产品的中国总代理，在全国设有地区经销商，再由地区经销商设分销商，在没有地区经销商的地方，可由 LQ 公司直接设立分销商。
二.
LQ 公司希望 YY 公司提供如下服务 1. 提供管理咨询 其原因在于企业内部许多岗位职责不清、权利不明，管理秩序相对混乱，公司上层领导希望我公司提供一种新的管理模式，使公司内部的管理体系逐渐健全，并健康发展。
2. 完善用户档案管理系统 LQ 公司虽然有许多产品（包括仪器的系列产品和仪器配套使用的各种试剂等）。但在他们目前的感觉看来，产品和库存不是最头疼的问题，他们目前迫切需要解决的是如何管理全国众多的最终用户的档案。
LQ（济南）公司技术部的姚来利主任认为，目前的用户管理体系存在如下问题：
（一）
内部原因 1. 销售的多层次，难以得到最终用户的具体资料； 2. 仪器出库归销售部，统计归技术部，两者交接困难； 3. 技术部某些工程师缺乏应有的责任心；
4. 技术部领导监督力度不够； 5. 济南公司、北京公司的保修卡相对独立，沟通不及时； 6. 未固定专门管理人员； （二）
外部因素 1. 某些分公司代理店的工程师缺乏责任心； 2. 代理店有目的的隐瞒和不配合行为； 3. 代理店再次批发； 4. 境外交货的仪器无保修卡； 鉴于上述原因，姚主任认为应迅速建立一套“流畅、快捷、可靠的用户档案管理系统”，他提出了如下功能要求：
1. 管理仪器保修期限； 2. 仪器所在区域及用户信息； 3. 是否属越权销售（用于控制分销商的违规行为）；
4. 仪器发生的保内维修和保外维修历史记录（用于故障统计）； 5. 试剂使用情况（比如应由谁负责试剂供应）； 6. 仪器是否达更新的年龄； 对于如上的管理系统，罗教授认为，目前还没有满足客户直接目标的管理软件，理由如下：
（1）
国外公司提供的，如 SAP 公司的 R3，价格太昂贵，虽然 LQ 有一定经济实力（无一分钱贷款），恐怕也难以下购买的决心。
（2）
LQ 公司的某些运作机制和大部分的公司行为并不一致。就库存管理来说，LQ 公司并不在严格按“库存少，周转快”的规律办事，他们主要按市场规律办事：在人民币对日元的汇率有利时，大量“吃”进产品，适时“抛”出；有时甚至进行“商品囤积”，这也在一定程度上归因于公司有相对雄厚的资金。
（3）
LQ 总公司若想和各地子公司进行联网，实现快速信息交流，目前需要全新的网络建设。虽然公司已有一批高档商用机，但网络没有连成。从济南到北京，目前由于租费太贵，使用专线连接不太可能，而且从公司的数据流量来看，也没有租用专线的必要。
因此，目前对该公司的可操作方法如下：
（1）
管理软件可由 YY 公司为其进行“量体裁衣”，按照 LQ 所能承受的软件、硬件投资力度进行开发。
（2）
软件开发由 YY 联系具体开发人员。
（3）
网络部分由 YY 另外联系人员开发。
三. 罗教授一行赴济南商谈记录整理 99 年 3 月 27 日，初步了解； （1）
LQ 北京的结构、销售、技术、物流情况。
物流中心在济南，每年两次从国外进口仪器，平时的任务是管理在济南的合资工厂的试剂生产，物流主要和销售联系较多。由于汇率变化较多，因此，一般选择汇率有利的情况下屯货。
学术部有 2 人：
技术部既做安装，又做售后服务，又做培训。
分销商存在越权销售情况。
（2）
雷度公司进来以后怎么办？ 雷度的班子、人员的分工，侧重点处理。
99 年 3 月 28 日，和技术部姚来利主任面谈。
姚先生：技术部主任，专业为电子，对计算机有点基础知识，而且极感兴趣，认为计算机对工作有很大的帮助。
姚先生：现在手上有一个小的数据库，主要管理保修卡（见附件）。保修卡共三联：客户、代理商日本各一联。存在的问题是：用户信息采集有些失控，原因是一次进多台时，分销商有越权销售行为，不愿让 LQ 知道，并且有时责任感不强。准备在维修时借机会记录客户的信息。
罗教授：建议先落实组织和管理方面的问题，但专用数据库有两个问题，具
体是：
1. 技术部门的工作设计，如果有些数据进，有些不进，那么就称不上一个完善的系统。
2. 分公司的发展问题。
姚先生：希望实现信息的定时更新、共享，以及所有有关部门的信息共享。
罗教授：这是一个系统的问题，需要公司高层同意，支持到什么程度，就能做到什么程度，而且该问题应由一把，手亲自抓。解决该问题的途径是引入信息管理系统（软件），如果信息系统跟不上，计算机（硬件）再好也没有什么用。
姚先生：希望你们帮助我们把系统抓住控制点。
藤井权二：（日方总代表）零配件的管理也抓上。
如图：
维修 请求
I
II
III
IV
询
答 购
开
价
复 买
发
借
领
票 客 客
户 代 代 理 商 技 技 术 部 零配件仓库
图 1. 零配件流程图 关于零配件的备注：
1）配件总类数<100 种，常用有 10 种左右。
2）价格：低 3000~5000，高 5000 以上。
3）厂家缺货时：需 2~3 个月（？）特别是淘汰的零件。
姚先生：希望分公司与总部能及时联系，用 EDI 数据仓库，以后的技术培训、学术培训也希望可共享。
介绍：公司现有计算机状况，北京、济南各四台；便携机共六台。
见图 2
图 2. 销售流程（普通用户不参与）
新用户 用户卡 经销商 代销商 机器故障
Yes
No
循环
图 3. 售后服务流程图
订购
最低预警
图 4. 公司内部业务流程 姚先生的主要意见：
1． 仪器档案为中心，而不是用户档案； 2． 系统要有先进性（业务处理方面信海信）； 兰 兰 桥 简单问题 去人？去电 用户 协调两者关系 外贸部 配件仓库 技术部 经销商 A 经销商 B 销售部
3． 最好整个系统更换，如果不行，先做技术也行； 4． 对北京
济南两地数据交换感兴趣； 5． 认为可以用制度保证信息系统的运行； 6． 要按 LQ 要求开发，而不要商品化软件 3 月 29 日下午，李云霞：LQ 公司销售部主任； 罗教授：请介绍销售方面情况 李云霞：1.销售部主要和经销商打交道，不和技术打交道，软件主要用于统计销售情况，价格体系等。
3. 每个月都有一定订货量，签过协议的称为代理商，未签协议的称为分销商。
4. 每年 5 月份，日本方面寄过来一个价格（基本上变化不大）。在没有代理商的区域，分销商可以直接找 LQ 要货。
罗教授：销售部具体指标？ 李云霞：销售部管理各个省的销售额。
主要责任：1）督促代理商订货。
2）协助代理商代理区域的关系。
3）协调代理商与本地公司的关系。
4）不设代理商的地区与分销商谈价格。
5）协调济南工厂。
罗教授：销售部需要什么服务？ 李云霞：想购买仓库管理软件，保密制度，输入仓库库存，报警，缺货，使资金不要压得太多。
送财务部
发货单
图 5. 试剂厂业务图 附：LQ 公司清单 A．LQ 公司产品彩图宣传页（×5）
B．LQ 公司技术部传真一份（共 7 页）
C．济南 LQ 仓库日报表（一页）样表 D．LQ 医学科技有限公司仪器维护保养单（一页）样表 E．LQ 铁路送货样单一页 F . Sysmex 的保修单一份 G. 保修单（复印件）一份（样品）
代 代 理 商 销 销 售 部 仓 仓
库 物流
心
中 办 办 公 室
H. LQ 工厂产品表，样品 I . 未整理会谈记录（一套）
J.
李总给罗教授的传真一份
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